اهداف وتعريف إعادة الهيكلة في الجهاز الحكومي

تهدف عمليات إعادة الهيكلة في الجهاز الحكومي

إلى تحديد وتصنيف و توزيع المهام والأدوار على الوزارات والمؤسسات والدوائر الحكومية

وتعزيز التكاملية في العمل ومعالجة التداخل والازدواجية في تنفيذ المهام من ناحية.

ومن ناحية أخرى

تهدف عمليات إعادة الهيكلة

إلى تجميع الأنشطة الضرورية لتحقيق أهداف كل دائرة من دوائره

بالإضافة إلى تحديد مسؤولية التنفيذ لكل مجموعة من الأنشطة

لضمان تنفيذ الاستراتيجية الموضوعة

بشكل شمولي لكافة النواحي الفنية و التنظيمية والإدارية

وبما ينسجم مع الأهداف الاستراتيجية للدائرة .

ويعد الهيكل التنظيمي للجهاز الحكومي ككل والهياكل التنظيمية للدوائر

واحدا من الركائز الأساسية التي تساعدها في تحقيق أهدافها وتنفيذ خططها

ويؤهلها لمواجهة التغيرات الداخلية والخارجية،

ويهدف إلى تمثيل الوحدات التنظيمية بما يعكس التوجهات العامة وأهداف الدائرة في التوسع والنمو

ويبرز مساهمة وحداتها التنظيمية في تحقيق رؤيتها عبر التنسيق الأمثل للعلاقات التنظيمية فيما بينها،

حيث أن الغاية من الهيكل التنظيمي توضيح المسميات الوظيفية ومواقعها وتفصيل مهامها ومسؤولياتها

كمدخلات إضافية لتحقيق أهداف الدائرة وتنفيذها بفاعلية.

تعريف إعادة الهيكلة

إن عمليات إعادة هيكلة الجهاز الحكومي ككل لا تقتصر فقط

على تطوير الهياكل التنظيمية للأجهزة الحكومية

والغاء أو دمج دوائر أو استحداث دوائر أخرى،

أو كما هي على المستوى المؤسسي

من تغيير مدروس للعلاقات الرسمية

بين المكونات والوحدات التنظيمية للدائرة،

حيث تشمل عمليات إعادة الهيكلة أبعادا متعددة

منها:

 تحديد الأهداف العامة والنتائج التي تسعى الحكومة ككل إلى تحقيقها على المدى البعيد،

وعكسها على بناء تنظيمـي مناسـب ومتنــاتم

يتحقـق مـن خلال الأهـداف والتوجهــات الوطنيـة المحـددة والمنشــودة

التـي تســعى دوائر الجهاز الحكومي لتحقيقها.

 تطوير وتنمية السياسات والاستراتيجيات

التي ترشد اتخـاذ القـرارات فـي مختلـف شـؤون الإدارة العامـة

وتوجيـة الأداء باتجاه الأهداف المحددة.

 تحديـد رؤيـة تطويريـة واضــحة للبنيـة التنظيميـة للجهـاز الحكـومي

بحيـث تكــون عمليـة التحـديث أو التعـديل عليها قابال للتطبيق وبشكل فعلي.

 تبني الدوائر الحكومية للممارسات الحديثة في مجال التخطيط االستراتيجي ومتابعة وتقييم األداء.

 رسـم سياسـة شـاملة لبنـاء المـوارد البشـرية فـي القطـاع العـام

وتحديـد الاحتياجـات الفعليـة مـن المـوظفين نوعـا وكما في الجهاز الحكومي ككل وعلى المدى البعيد.

 ضــبط مســار الإجــراءات الإداريــة والماليــة والفنيــة للنشــاطات الحكوميــة

بحيــث تكــون متناســبة مــع الأهــداف المحددة

والأخذ بعين الاعتبار أمرين أساسيين هما:

- توحيد العمليات والإجراءات الرئيسية في الجهاز الحكومي قدر المستطاع.

- الواقعية والمرونة في التنفيذ بما يحقق الملائمة بين القواعد والإجراءات وخصوصية كل وحدة تنظيمية.

الأهداف العامة لإعادة هيكلة الجهاز الحكومي

تعتبر مراجعة وتطوير الهيكل التنظيمي للجهاز الحكومي على المستوى االستراتيجــي

تطوير الخارطة التنظيميـة للجهــاز الحكــومي

أو علــى مســتوى الــدوائر الحكوميــة

تطــوير الهيكــل التنظيمــي للــدائرة

خطوة مهمــة تهــدف لتحسـين كفـاءة وفاعليـة هـذا الجهـاز فـي تحقيـق األهـداف الوطنيـة،

حيـث تتطلـب المراجعـة إتبـاع منهجيـة شـاملة

قــادرة علــى رصــد الواقــع الحــالي للهيكــل التنظيمــي للجهــاز الحكــومي

علــى المســتويين الاســتراتيجي والمؤسســي

للوصـول لهيكـل تنظيمـي قـادر علـى تلبيـة المتطلبـات والأولويـات الوطنيـة فـي ضـوء المسـتجدات العالميـة

وذلـك استنادا للدستور والتشريعات الوطنية،

و تهدف عمليات إعادة الهيكلة بشكل أساسي إلى تحقيق ما يلي:

1 .ترشيق حجم الجهاز الحكومي بمكوناته المختلفة من وزارات ومؤسسات ودوائر حكومية

بصورة تضمن القيام بالمهــام الأساســية بكفــاءة وفاعليــة

وتلغــي الازدواجيــة والتــداخل والتكــرار فــي المهــام

لإيجــاد جهــاز حكــومي رشيق.

2 .تقليص عدد الدوائر المرتبطة بر ئيس الوزراء مباشرة واعادة ارتباطها بالوزراء كل حسب اختصاصا.

3 .ضبط التوسع في إنشاء الدوائر الحكومية بشكل عام و المسـتقلة منهـا بشـكل خـاص وتقليـل عـددها

لتكـون فـي الحالات التي تتطلب طبيعة عملها ذلك فقط.

4 .بناء هياكل تنظيمية للدوائر الحكومية

بهدف الوصول إلى دائرة تتسم بما يلي:

 العمل بكفاءة وفاعلية وتناغم.
 تقديم خدمات للمواطنين بنوعية جيدة.
 التركيز على المهام و المسؤوليات الأساسية.
 الاستخدام الأمثل للموارد المختلفة

تتضمن عملية إعادة الهيكلة مستويين أساسيين
على النحو التالي:
ُ 

1 .إعادة هيكلة الجهاز الحكومي:

وفي هذه الحالة ينظر إلى البنية التنظيمية للجهاز الحكومي بشكل كامل.

2 .إعادة هيكلة الدوائر الحكوميةة بشكل فردي:

وفيهـا يـتم دراسـة الهيكـل التنظيمـي الخـاص بـدائرة معينـة علـى حدة.

ولكلا المستويين،

تعتبر عملية تطوير الهياكل التنظيمية جزءا أساسـيا مـن عمليـة إعـادة الهيكلـة

والتـي تهـدف إلـى تحديد واضح لأدوار ومهام الحكومة الأساسية لتحقيق أهدافها الاستراتيجية،

والعمـل علـى توزيـع تلـك المهـام علـى الدوائر الحكومية.

هيكلة الجهاز الحكومي

ويقصد بها تقييم مدى فعالية الهيكل التنظيمي الحالي للجهاز الحكومي

من الناحية الوظيفية في أداء المهام الموكلة إليها،

ومدى مواكبة المهام الحالية للحكومة والجهات التابعة لها للتوجهات الجديدة.

وفي ضوء ذلك التقييم يتم تنفيذ أي من عمليات إعادة الهيكلة على مستوى الجهاز الحكومي

والتي قد تتخذ أحد الأشكال التالية-

مع وجوبية الاستناد إلى كل من

قانون إعادة هيكلة مؤسسات ودوائر حكومية رقم (17 )لسنة 2014

ونظام استحداث الدوائر الحكومية وتطوير الهياكل التنظيمية رقم (80 )لسنة 2012 وتعديلاته:

 إلغاء دوائر حكومية

هناك بعض الدوائر التي أُنشئت لأسباب مؤقتة استدعت الحاجة إلى إنشائها

لعدم وجود دائرة قائمة قادرة على تولي مهام معينة

أو لوجود حاجة في فترة زمنية معينة لتنفيذ هذه المهام من خلال دائرة متخصصة

وفي معظم هذه الحالات، ينتهي عمل هذه الدوائر

عند انتهاء الأسباب التي دعت إلى إنشائها

أو تحقيق الأهداف التي استدعت تأسيسها

وبالتالي يتم اللجوء إلى إلغاء هذه الدائرة.

 دمج وحدات حكومية مع وحدات أو دوائر حكومية أخرى

تشـترك بعـض الـدوائر والوحـدات فـي الجهـاز الحكـومي فـي طبيعـة الأهـداف والمهـام التـي تمارسـها،

وفـي بعـض الحالات يتم دراسة هذه الدوائر

بهدف دمجها مع دوائر أخرى

تشترك معهـا فـي المهـام والمسـؤوليات

والتـي تمكنهـا من العمل بشكل أفضل في حال دمج هذه الدوائر لتعمـل تحـت مظلـة وادارة واحـدة

وفـي هـذه الحـالات،

يـتم إعـداد هيكل تنظيمي يغطي المهام جميعها في الدوائر الخاضعة لعملية الدمج

وبما لا يتعارض مع المبادئ العامة لبناء الهياكل التنظيمية

من حيث تجميع المهام المتشابهة في وحدات واحـدة

والحـرص علـى عـدم تجزئـة النشـاط الواحـد أو تكراره في أكثر من وحدة تنظيمية واحدة،

مع الأخذ بعين الاعتبار ضرورة تعديل القوانين والأنظمة والتعليمات السارية الناظمة لعمل الدوائر المعنية

بحيث تتناسب مع توزيع المهمات والمسؤوليات بعد عملية الدمج المقررة.

 استحداث دائرة أو وحدة حكومية جديدة

يتم في بعض الحالات استحداث دائرة حكومية جديدة

تحت شروط محددة منها:

 أن تكون المهام المناطة بها ضمن المهام الأساسية التي يجب أن تقوم بها الحكومة.
 عدم وجود دائرة قائمة تقوم بالمهام ذاتها أو مهام مشابهة لها.
 عدم القدرة على إضافة هذه المهام إلى دائرة قائمة.
 أن تكون مهام الدائرة المنوي استحداثها مهاما دائمة أو طويلة المدى نسبيا .
 توافر الموارد لاستحداث هذه الدائرة وتشغيلها.

وعند توفر أحد هذه الشروط أو بعضها،

يتم دراسة إمكانية استحداث دائرة حكومية تعنى بتنفيذ المهام

مع ضرورة توفير الموارد للازمة لتشغيل وادامة هذه الدائرة.

 منح الاستقلالية

تمنح الاستقلالية لدائرة حكومية معينة استنادا إلى الأسس والمعايير التالية:

 أن تكون طبيعة الدور والمهام المناطة بالدائرة مهاما رقابية علـى الأجهـزة الحكوميـة

أو تنظيميـة رقابيـة،أو استثمارية تمويلية، أو ذات أبعاد تنموية.

 أن تحقق الدائرة إيرادات وتعتمد على الذات في تمويل برامجها ومشاريعها.

 أن يتطلب عمل الدائرة المرونة والسرعة في اتخاذ القرارات.

 تغيير الارتباط

يرتبط برئيس الوز ارء مجموعة من الدوائر الحكومية

سواء كان ذلك ارتباطا مباشرا

كما نصت عليه تشريعات تلك الدوائر

أو ارتباطا غير مباشر

يتضح من خلال رئاسته لمجالس إدارة هذه الدوائر

أو من خلال الصلاحيات والقرارات المناطة برئيس الوزراء

والمتعلقة بإدارة بعض الشؤون الداخلية لتلك الدوائر

مثل التعيين والعزل وبعض القرارات الفنية،

ونظرا لهذا الواقع فقد فقد أصبح الارتباط في أغلب أحيانه لا يحقق الغاية المرجوة منه،

ولذلك يلجأ الرئيس في كثير من الأحيان

إلى تفويض وزير مختص ينوب عنه إذا سمحت التشريعات بذلك،

أو أن معظم جلسات مجالس إدارة تلك الدوائر تعقد برئاسة نائب رئيس المجلس

نتيجة عدم تمكن الرئيس من الحضور بسبب ضخامة حجم العبء الملقى على عاتقه،

لذلك يتم اللجوء إلى عملية تغيير الارتباط لترتبط هذه الدوائر بالوزير صاحب الاختصاص

بهدف تقليل نطاق إشراف رئيس الوزراء وتخفيف حجم العبء الملقى عليه

ومن ناحية أخرى إعطاء دور حقيقي للوزير صاحب الاختصاص في إدارة الدوائر المرتبطة به.

هيكلة الدوائر الحكومية بشكل فردي

ويقصد بهه بناء الهياكل التنظيمية التي تعمل على تمكين الدوائر الحكومية

من القيام بمهامها وتحقيق أهدافها التي وجدت من أجلها

وتعمل على الاستغلال الأمثل للموارد البشرية والمالية

وتؤدي إلى تبسيط الإجراءات

وضبط التوسع والتضخم في الوحدات التنظيمية داخل الدائرة .

والغاء التداخل والازدواجية في مهام الوحدات التنظيمية

منهجية بناء و/أو تطوير الهيكل التنظيمي

أولا : التحليل للهيكل التنظيمي

ترتكز منهجية إعادة الهيكلة

على تنفيذ مجموعة من الإجراءات وفق المراحل التالية:

ويشمل التحليل الداخلي للمؤسسة

من خلال دراسة نقاط القوة والضعف في الدائرة،

ودراسة كافة التشريعات الناظمة لعمل الدائرة،

ودراسة الضوابط التنظيمية و الاهداف والتطلعات المستقبلية والخطط الاستراتيجية

واجراء دراسة مقارنة مع دوائر ذات مهام وأهداف متشابهة لمقارنة هياكلها التنظيمية

وتحديد الممارسات الأفضل للاعتماد عليها في بناء الهيكل التنظيمي للدائرة قيد الدراسة.

ثانيا : تصميم الهيكل التنظيمي.

تأتي هذه المرحلة بعد المراجعة الشاملة

لنتائج التحليل الداخلي والخارجي والاستراتيجي للدائرة

ومن ثم وضع الإطار العام للهيكل التنظيمي

واقتراح البدائل الممكنة للهيكل

ومراعاة الضوابط التشريعية والمؤسسية

ومن ثم تصميم الهيكل التنظيمي بالشكل النهائي.

تعريفات

الهيكل التنظيمي:

تم تعريف الهيكل التنظيمي بموجب

نظام استحداث الدوائر الحكومي وتطوير الهياكل التنظيمية رقم )80 )لسنة 2012 ،

بأنه شكل بناء الدائرة

الذي يحدد الوحدات التنظيمية

والمواقع الوظيفية التي تتكون منها الدائرة

مرتبة على شكل مستويات تأخذ شكل هرم

يربطها خط صلاحيات رسمية

ويوضح نقاط اتخاذ القرارات والمسؤوليات.

الوحدة التنظيمية:

هي المكون الأساسي للهيكل التنظيمي للدائرة ذو مستوى إداري معين

يتم تخصيصه لإنجاز مهام أو أنشطة ويحدد مسماه و مستواه حسب طبيعة تلك المهام أو الأنشطة.

المرجع المختص:

ويقصد به الجهة أو الشخص صاحب الصلاحية في اعتماد الهيكل التنظيمي

وفق التشريعات المعمول بها في الدائرة (الوزير، مجلس اإلدارة،.....).

تدرج الوحدات التنظيمية في الهيكل التنظيمي

يتكون الهيكل التنظيمي للدائرة من مجموعـة مـن الوحـدات التنظيميـة ذات مسـتويات متدرجـة 

حسـب طبيعـة وحجـم المهام، وأعداد الموارد البشرية المطلوبة لإنجاز العمل، وجهة مسـتوى الارتبـاط،

حيـث تترتـب هـذ الوحـدات حسـب تعليمات وصف وتصنيف الوظائف في الخدمة المدنية النافذ،

و على النحو التالي:

1 .الإدارة:

وهـي وحـدة تنظيميـة تضـم مجموعـة مـن المـديريات

(يـتم اسـتحداث الإدارة فـي حـاالت اسـتثنائية وفـي أضـيق الحـدود)،

يشـترط أن لا تقـل عـن ثـلاث مـديريات

ويـتم إنشـاؤها لمبـررات جغرافيـة أو تخصصـية، أو لتعزيز اللامركزية في عمل دوائر الخدمة المدنية،

ويكون ارتباطها بالأمين العام/ المدير العام.

2 .المديرية:

وهي الوحدة الأساسية في الهيكل التنظيمي لممارسة مهمة رئيسـية فـي الـدائرة،

ويشـترط أن لا يقـل عدد أقسامها عن قسمين،

وترتبط بالأمين العام/ المدير العام أو نائبا/ مساعده أو مدير اإلدارة.

3 .القسم:

وهو المسـتوى التنظيمـي الأعلـى مـن الشـعبة،

ويشـترط أن لا يقـل عـدد المـوظفين فـي القسـم عـن (3 ) موظفين، ويرتبط بمدير المديرية.

4 .الشعبة:

وهــي أدنـى مسـتوى تنظيمــي تحـدده طبيعـة المهــام،

ويشـترط أن لا يقـل عــدد مـوظفي الشـعبة عــن مـوظفين اثنـين،

وتـرتبط بـرئيس القسـم،

ويراعـى عـدم إنشـاء أي شـعبة

إلا للحـالات المبـررة والضـرورية التـي تقتضيها طبيعة العمل التخصصية والمهنية.

ويجوز في حال تطلب الأمر وجود أو إنشاء وحدات تنظيمية لا ينطبق عليها المسـتويات الإداريـة أعـلاه

أن يـتم تحديــد مســتواها الإداري ومــا تعادلــه مــن المســتويات الإداريــة للوحــدات التنظيميــة وتقســيماتها

مــع مراعــاة أن لا تسـتخدم مثـل هـذه المسـميات

إلا فـي حـالات خاصـة ومبـررة تقتضـيها مصـلحة العمـل وأهميتـه

ومسـتوى الارتبـاط والمستوى الوظيفي لرئيس هذه الوحدة التنظيمية.

مبادئ وأساسيات بناء الهيكل التنظيمي

يبنى الهيكل التنظيمـي للـدائرة علـى مجموعـة مـن المبـادئ والأسـس

التـي تهـدف إلـى زيـادة كفـاءة سـير العمـل فيهـا وبما يحقق الأهداف التي وجدت مـن أجلهـا

وبالاعتمـاد علـى التشـريعات الناظمـة لعملهـا،ُ

وفـي مـا يلـي بيـان لأهـم مبادئ وأساسيات بناء الهيكل التنظيمي:

1 .أن يغطي الهيكل التنظيمي جميع المهام التـي يتوجـب علـى الـدائرة تحقيقهـا

اسـتنادا إلـى التشـريعات الناظمـة لعملهــا،

حيـــث أنـــه لا بـــد مـــن وضـــوح الوحـــدة التنظيميــة المعنيـــة

بتنفيـــذ أيــة مهمـــة منصـــوص عليهـــا فـــي التشـريعات،

ولا يجـوز إضـافة مهمـة فنيـة إلـى الـدائرة

مـا لـم تـرد بسـند تشـريعي واضـح

(قـانون، نظـام، قـرار مجلس وزراء،...إلخ).

2 .ضمان الانسجام بين حجم العمل وطبيعتة ومعدل تكراره

ومسـتوى الوحـدة التنظيميـة وعـدد المـوظفين فيهـا

ودرجة مساهمتها في تحقيق الأهداف الاستراتيجية والمؤسسية للدائرة.

3 .تجميع المهام المتشابهة في وحدة تنظيمية واحدة ما أمكن

و عدم تجزئة النشاط الواحد بين أكثر من وحدة تنظيمية في الهيكل التنظيمي،

حيث أن تنفيذ نشاط محدد في اكثر من وحدة تنظيمية

يعني ازدواجيـة الصلاحيات والقرارات وطول المدة الزمنية لإنجاز النشاط

وبالتالي زيادة المدة الزمنية لإنجاز العملية ككل.

4 .منع الازدواجية والتكرار في المهام،

حيـث أن وجـود أكثـر مـن وحـدة تنظيميـة تـؤدي نفـس المهـام فـي الـدائرة

يترتب عليـه اسـتنفاذ مـوارد إضـافية تزيـد مـن العـبء الإداري والمـالي للـدائرة،

حيـث أن الازدواجيـة فـي المهـام 

تعني زيادة الازدواجية في الموارد البشرية والمالية والموارد الأخرى بشكل عام

بالإضافة إلى:

 زيادة الانفاق اللازم لإنجاز مهمة محددة.
 إرباك متلقي الخدمة بسبب وجود تشابه و تضارب بين الوحدات التنظيمية التي تمارس نفس المهام.
 تعدد المرجعيات للقرارات والصلاحيات فيما يتعلق باتخاذ القرارات المتعلقة بمهمة واحدة.
 الحاجة لوجود آليات تضمن المتابعة والتنسيق بين الجهات التي تمارس نفس النشاط،
مما سـيؤدي إلـى زيادة حجم الموارد البشرية اللازمة لتنفيذ مهام المتابعة والتنسيق.

5 .أن يتضمن الهيكل التنظيمي مجموعة من الوحدات التنظيمية

التي تمكن الوحدات التنظيمية المعنية بالمهام الفنية من القيام بمهامها بكفاءة وفعالية،

حيث يمكن تقسيم المهام التي تنفذها الدوائر إلى:

 وحــدات إداريــة مســاندة:

تشــمل

وحــدات المــوارد البشــرية

والوحــدات المتعلقــة بتنظــيم الشــؤون الإداريــة والمالية،

و يراعى عند إعـداد الهيكـل التنظيمـي

أن لا تتجـاوز نسـبة هـذه الوحـدات 30% مـن مجمـوع الوحدات التنظيمية في المستوى ذاته.

 وحدات فنية رئيسية:

وتغطي هذه الوحدات المهام الفنية الرئيسية التي تمارسها الدائرة لتنفيذ أهدافها.

 وحـدات فنيـة داعمـة:

وتكـون مهمـة هـذه الوحـدات رفـع كفـاءة التنفيـذ ودعـم الوحـدات الفنيـة الرئيسـية فـي تنفيذ خططها

(مثل: التطوير المؤسسي، المتابعة، التخطيط،...).

6 .مراعاة التباين والتخصصية في تقسيم المهام،

ويكون الفصل في الوحـدات علـى أي مـن المسـتويات حسـب مقتضى الحال:

مثال على ذلك

فصل المهام المتعلقة بالشؤون الإدارية عن المهام المتعلقة بالشؤون الماليـة،

أو الفصـل علـى مسـتوى الشـعب.

ويمكـن أن يصـل الفصـل علـى مسـتوى الموظـف،

ويعتمـد ذلـك علـى حجـم المهام وعدد الموظفين وحجم الدائرة وانتشارها الجغرافي.

7 .أن يراعى الهيكل التنظيمي

جميع التشريعات الناظمة لعمل الدائرة

وتلك التي تحكم عمليات إعادة الهيكلة

مـع مراعـاة أن يــتم توزيــع المهــام المناطــة بالــدائرة بشـكل متــوازن يتوافـق مــع التشـريعات

(القــوانين والأنظمــة والتعليمات السارية،...)

ومن المرجعيات التي يتم الاستناد إليها عند دراسة الهيكل التنظيمي للدائرة

ما يلي:

 التشريعات التي تحكم عمل الدائرة.
 نظام التنظيم الادار ي الخاص بالدائرة.
 نظام استحداث الدوائر الحكومية وتطوير الهياكل التنظيمية النافذ.
 نظام الخدمة المدنية النافذ.
 تعليمات وصف و تصنيف الوظائف في الخدمة المدنية النافذ.
 دليل تقييم وحدات الموارد البشرية
والدليل التنظيمي لوحدات الموارد البشرية المعتمد من قبل مجلس الوزراء
والمعدان من قبل وزارة تطوير القطاع العام.
 الدليل التنظيمي والإجرائي للوحدات التنظيمية المعنية
بتطوير الأداء المؤسسي المعتمد من قبل مجلس الوزراء و المعد من قبل وزارة تطوير القطاع العام.

8 .أن يكون نطاق الاشراف في المستوى التنظيمي الواحد بين 3 إلى 7 ،

حيث أن زيادة نطاق الاشراف أو الوحدات التنظيمية المرتبطة بجهة واحدة عن (7 )

يؤدي إلى زيادة عبء العمل وضعف التركيز وتعقيد سير المعاملات وتراكمها

وبالتالي الانعكاس سلبا على كفاءة العملية الاشرافية وكفاءة تنفيذ المهام.

أما نقصان نطاق الاشراف عن (3 )

يؤدي إلى تشعب الهيكل التنظيمي وتضخمه

وفقدان الغاية الأساسية من وجود الجهة الإشرافية.

9 .تجميع الأنشطة المتعلقة بخدمة الجمهور في وحدة تنظيمية واحدة،

وذلك تفعيال لمبدأ النافذة الواحدة على مستوى الدائرة الواحدة (أو الخدمة الواحدة)

وليس على مستوى الخدمات التي يقدمها الجهاز الحكومي بشكل عام،

وذلك يؤدي إلى زيادة رضا متلقي الخدمة وتقليل الزمن اللازم لتقديم الخدمة،

ولا يعني ذلك عدم توزيع المهام حسب الاختصاص وخلال نافذة واحدة أو جهة واحدة

يتم فيها إنجاز انهاء جميع الاجراءات المتعلقة بالخدمة المطلوبة ، 

حيث يساعد هذا المبدأ على تقديم الخدمة بصورة أفضل ووقت أقل وجودة أعلى 

ويعزز دور الجهات الحكومية في مواكبة التطور والعمل على تحسين أدائها بصفة عامة.

10.مراعاة تسلسل المعاملات والموافقات والقرارات وخط سير أي منها

عند تحديد الارتباطات بعد تبسيطها واعادة هندستها، 

حيث أن وجود تباين في ارتباطات الوحدات التنظيمية

مع خط سير المعاملات وخط سيرالموافقات

يؤدي إلى إرباك تنفيذ المهام وتشتيت الصلاحيات وتعدد المرجعيات

وطول الفترة الزمنية لإنجاز المهام.

11.عدم تسمية أي وحدة تنظيمية باسم الوحدة التنظيمية التابعة لها أو الأعلى منها في المستوى الإداري

لأن ذلك قد يؤدي إلى لُبس في فهم طبيعة مهام الوحدة التنظيمية،

فعلى سبيل المثال

إذا كان هناك قسم له نفس مسمى المديرية التي يتبع لها

قد يشير ذلك إلى أن القسم يقوم بكافة أعمال المديرية.
الاكتفاء بثلاثة مستويات إدارية ما أمكن ذلك،

حيث أن زيادة عدد المستويات عن(3 )

يؤدي إلى بناء هيكل عمودي يطيل من خط سير المعاملات والموافقات

وضعف الاتصال بين الإدارة التنفيذية والإدارة العليا

كيفية رسم الهيكل التنظيمي

يتم رسم الهيكل التنظيمي للدائرة باستخدام أشكال محددة تعكس الوحدة التنظيمية الممثلة لها،

مـع ضـرورة الأخـذ بعـين الاعتبـار

بأنـه لـيس مـن الضـروري أن تظهـر كافـة الوحـدات التنظيميـة علـى رسـم الهيكـل التنظيمـي

وانمـا يظهـر علـى الهيكـل التنظيمـي الوحـدات التنظيميـة المتعلقـة بأعمـال دائمـة ومسـتمرة فـي الـدائرة.

أمـا الوحـدات التنظيميـة التـي تمثـل أعمالا مؤقتة تقوم بها الـدائرة لفتـرة زمنيـة محـددة أو لغايـات معينـة

لا تظهـر علـى الهيكـل التنظيمـي

(مثـل اللجـان التـي تنفذ مهام مسـاندة لا تقـع ضـمن المهـام الفنيـة المناطـة بالـدائرة واللجـان المؤقتـة)

التـي تقتضـي طبيعـة عملهـا متابعـة أو تنفيذ مشاريع محددة تنتهي بانتهاء الأسباب التي وجدت من أجلها.

ويبين الشكل أدناه

مجموعة الأشكال المستخدمة لتمثيل الوحدات التنظيمية في الهيكل التنظيمي للدائرة

وخطوط الاتصال المستخدمة لربط هذه الوحدات بوحدات تنظيمية أخرى.

آلية تعديل/ مراجعة الهياكل التنظيمية للدوائر الحكومية

تتطلب عملية التعديل على الهيكل التنظيمي للدائرة

تعديل نظام التنظيم الاداري الخاص بها

وذلك استنادا المادة (3 ) من نظام استحداث الدوائر الحكومية وتطوير الهياكل التنظيمية
رقم (80 )لسنة (2012 )وتعديلاته

والتي نصت على

" على الرتم مما ورد في أي نظام تنظيمي إداري أو ما ماثله،

لا يجوز إجراء أي تعديل على الهيكل التنظيمي للدائرة

إلا بتعديل نظام التنظيم الإداري الخاص بها".

ويتم إعداد الهيكل التنظيمي للدائرة أو التعديل عليه

من خلال لجنة داخلية تشكل لهذه الغاية

أو من خلال لجنة التخطيط

بحيث تقوم هذه اللجنة برفع توصياتها الى المرجع المختص بالدائرة لإقرارها

بعد التعاون والتنسيق مع وزارة تطوير القطاع العام.

ويتم السير بمراجعة/ تعديل الهيكل التنظيمية للدائرة

على النحو التالي:

1 .تقوم الوحدة التنظيمية المعنية بالتطوير المؤسسي في الدائرة باستقبال المبادرات

التي يتم طرحها من أجل دراسـة وتعديل الهيكل التنظيمي للدائرة أو أية وحدة تنظيمية فيه.

ومن الممكن أن تتضمن هذه المبادرات:

 قرارات من مجلس الوزراء تتعلق بدراسة إعادة هيكلة للدائرة.
 خضـوع الـدائرة لإحـدى عمليـات إعـادة الهيكلـة،
حيـث مـن الممكـن أن تكـون هـذه الـدائرة ضـمن خطـط دراسـة إعادة هيكلة بعض القطاعات
حسب خطة تطوير الجهاز الحكومي.
 تشـريعات معدلـة تطـال مهـام الـدائرة
ممـا يسـتدعي إجـراء بعـض التعـديلات أو إعـادة توزيـع بعـض المهـام فـي الدائرة.
 مقترحات وملاحظات من مختلف الوحدات التنظيمية في الدائرة.
 مبادرة ذاتية من وحدة تطوير الأداء المؤسسي لتطوير الهيكل التنظيمي للدائرة.
 مراجعة دورية للهيكل التنظيمي وتوزيع المهام داخل الدائرة.

2 .تقوم وحـدة تطـوير الأداء المؤسسـي

بدراسـة مقترحـات تعـديل ومراجعـة الهيكـل التنظيمـي ضـمن المبـادرات التـي تـم طرحها،

وتقوم الوحدة برفع هذه المقترحات إلى المرجع المختص بالدائرة.

3 .يقـوم المرجـع المخـتص بتكليـف لجنـة داخليـة تسـمى "لجنـة التخطـيط والتنسـيق والمتابعـة"

أو الـدعوة لتشـكيل "لجنـة خاصة بإعادة الهيكلة"

ليصار إلى تكليفها بدراسة المقترحات التي قدمتها وحدة تطوير الأداء المؤسسي.

4 .تقوم اللجنة المختصة بدراسة المقترحات ورفع توصياتها إلى المرجع المختص لغايات إقرارها.


http://www.mopsd.gov.jo/ar/PDF2015.pdf

اعداد الاقتصاد بعيون الخبراء

10-8-2018