الأرشيف الالكتروني وأهميته لمؤسسات المعلومات

من طرف ابو محمد

في السبت 07 نوفمبر 2009, 13:42

يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى

سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛

و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها

و تظهر أهمية حفظ الوثائق بالنسبة للمنشأة الحفاظ على ذاكرتها بعد توقف نشاطها


وتظهر الحاجة للأرشيفات الإلكترونية من خلال:

1) تضخم حجم الوثائق والمعطيات المنتجة

2) النهضة التكنولوجية وتطبيقاتها

3) تطوير التشريعات القانونية


وأهم الركيزتين التي يقوم عليها الأرشيف الإلكتروني:

أ‌- بناء ذاكره مؤسساتية تكاملية عن طريق

1) تجميع موارد المؤسسة ومراكز المعلومات بصورة متكاملة

2) إتاحة المعلومات طوال الوقت

3) متابعة تنفيذ الأعمال

4) توفير التقارير و الإحصائيات لمتخذي القرار


ب-تطوير أسلوب أداء الأعمال

1) التحول من مجتمع ورقي إلى مجتمع إلكتروني

2) تنمية مهارات وقدرات الموظفين

3) تغير ثقافة الموظفين


وتظهر مهام الأرشيف الإلكتروني للمستفيدين في عصر المعلومات

الذي يشهد توجها متزايدا نحو دعم حق الجمهور بالإطلاع على المعلومات والوثائق الرسمية

ولا تستطيع دور الأرشيف بطرقها التقليدية تقدم هذه الخدمات على نطاق واسع

وفي حين توفر البيئة الالكترونية

إطلاع عدد غير محدد من الناس في جميع انحاء العالم على الوثيقة

ويعزز الأرشيف الإلكتروني توجه الحكومات نحو النظام الالكتروني

وتظهر مهام أخرى للأرشيف الالكتروني على الوثائق

ولقد توسعت مهام الأرشيف 

فلم تعد سلطته بالوثائق محصورة بالورقية بل توسعت لتشتمل الوثائق الالكترونية

حيث ان معظم الحكومات اتجهت نحو رقمنه أعمالها بشكل كامل

وأصبحت الوثيقة الالكترونية هي الأصل والنسخة الورقية مجرد صورة الأصل

وأصبحت عملية نقل هذه الوثائق بشكلها الالكتروني 

وضمها للأرشيف الوطني أمر بسيط وسهلا


أهداف الأرشيف الالكتروني

تهدف التكنولوجيا الرقمية إلي تحقيق قدرة أكبر للمؤسسات للسيطرة علي إدارة المعرفة بها

بما يحقق كفاءة أكبر في عملية اتخاذ القرار وتفادي المخاطرة واقتناص الفرص‏

ويذكر الأستاذ حازم الصبحي

أن الهدف الأساسي للأرشيف الرقمي 

هو تحقيق الاسترجاع الموضوعي للوثائق بأحسن دقة ممكنة وأفضل شمول ممكن

ويعتبره هدف كاف بل عظيم يبرر التوجه نحو رقمنه الأرشيف.


ومن ابرز الأهداف التي تحققها الأرشفة الالكترونية

1) يعد أهم هدف للأرشيف الالكتروني

هو الوصول إلى مستوى لا يحتاج فيه المراجعون والمستفيدون لمراجعة الأرشيف إلا في حالة قليلة

حيث بإمكانهم إرسال معاملاتهم عن طريق الوسائل الالكترونية الحديثة 

ومتابعة ما يتم عبر شاشات الحاسوب

2) رفع كفاءة العمل والأداء المهني في مراكز المعلومات والوثائقية 

باستخدام تقنية الاتصالات والمعلومات

3) توفير المعلومات الدقيقة والحديثة في أقل وقت ممكن لدعم اتخاذ القرار

4) تقديم خدمات أرشيفية متميزة للمستفيدين ومؤسسات قطاع الأعمال في زمن قياسي

5) تقليص الإنفاق في الإدارات والمؤسسات.


وهناك أهداف أخرى تشكلها الأرشفة الرقمية

ومنها

1. تتيح للمستفيد أنواعا متعددة من خيارات البث

2. تمكين الحاسب العميل بشكل تلقائي من استكشاف عدد أساليب البث المتاحة

3. اختيار الأسلوب الأكثر فائدة في الوقت المناسب 

أي إتاحة الحرية للمستفيد لتحديد أداة البحث التي يريدها

4. إتاحة كمية كبيرة من المعلومات للمستفيد

بشكل يساعده على التعرف على هوية الكائن الرقمي وظائف الأرشيف الإلكتروني


ان التطورات التي شهدتها الوثائق ونظم الأرشيف بسبب التكنولوجيا الرقمية

أدت إلى حدوث زلزال في العمل الوثائقي التقليدي

مما أدى إلى ممارسة أدوار إيجابية للتقديم الخدمات المتوقعة


ومن الوظائف التي أدخلتها التكنولوجيا للأرشيف.

1) الانتقال من الحفظ الورقي إلى الحفظ الرقمي وهي نقلة في مستوى الخدمة

2) الانتقال من المجال المحلى إلى المجال العالمي من خلال الانفتاح على شبكة الإنترنت العالمية


ثم إن الوظيفة الأساسية لأرشيفات الطباعة الإلكترونية

هي عرض نتائج البحوث العلمية وهي نظم إتاحة أو وصول مفتوحة open access system


وتحقيقا للاستفادة على مستوى العالم

قامت مؤسسات دولية لوضع أنماط لتصميم وصياغة بيان الوصف

وهي نظام مجلس الأرشيف العالمي ونظام مبادرة دبلن


ولقد ساهمت نظم الأرشيف الالكتروني في وضع أسس وظيفية لتلك النظم:

1) المعالجة الموضوعية الآلية للوثائق ومحتوياتها

2) الضبط المصطلحي للنظم الرقمية

3) تصميم بيانات الوصف أو بيانات الفهرسة


وتقوم برامج الأرشفة بعدة وظائف منها:

تصنيف الوثائق -البحث -التقارير للوثائق المؤقتة - التطبيقات -البريد -الأدوات -أمن النظام


أدوات إنشاء الأرشيف الإلكتروني

هي أدوات فعالة وسهلة الوصول للوثائق

وهي:

· إنشاء قواعد بيانات

· مسح الوثائق ومعالجة تخزينها في وسائط الكترونية

· استخدام طرق التعرف على الحروف ضوئيا

· إتاحة صور الوثائق ونصوصها عبر الانترانت خاصة بالمؤسسات الأرشيفية والباحثين فقط

· إتاحة عبر الانترنت على نطاق واسع وإتاحة استخدام الأرشيف لجميع المستفيدين المحتملين.


قائمة الاستشهادات المرجعية:

الزهري,سعد.-الشراكة بين المكتبيين والأرشيفيين:

وقائع المؤتمر السابع عشر للإتحاد العربي للمكتبات والمعلومات(أعلم)

بالتعاون مع الأرشيف الوطني الجزائري.

-ط1.-القاهر:الدار المصرية اللبنانية,2006.

صبحي,حازم حسن.- الأرشيف الرقمي :الآن وليس غدا.- ط1.

-القاهرة:المكتبة الأكاديمية,2007

النادي العربي للمعلومات نظم المعلومات الحديثة في المكتبات والأرشيف.-ط1.

-دمشق:النادي العربي للمعلومات,2000.

إعداد/ شروق العلوي