ترميز جداول اكسل لاستخراج التقارير والخلاصات

 الجزء الأول « مدونة منذر اسامة

في إحدى الاستشارات التي قدمتُها لشركة قررت تغير نظام الـ ERP لديها

من برنامج Microsoft Dynamics GP

 الى Dynamics Axapta

رغبةً في تجاوز الفشل الذريع لنظام GP على حد زعمهم !

 إذ أصبح الموظفين تضيع أوقاتهم بإدخالات عقيمة, والإدارة غير واثقة من تقارير ومخرجات البرنامج اللامنطقية.

من تحليلي للوضع

 كان هنالك العديد من الأخطاء الكارثية اُرتكبت أثناء الإعداد الأول للنظام

وتفاقمت المشاكل بشكل معقد مع الوقت.

قرار التغيير الى برنامج آخر كان خطأً أدهى وأمر! 

ولن يحل الإشكالية لأنها لم تكن لها علاقة لها بالبرنامج!

كما ذكرت,

 هنالك أخطاء كثيرة وقعت عند بداية تطبيق البرنامج ,

أحد هذه الأخطاء هو موضوع طريقة الترميز (Coding) والتي انحصرت في أسماء العملاء والأصول الثابتة والأصناف!

بتدوينتي هذه سأدخل بشئ من التفصيل عن الترميز والمنهجية المتبعة باستخدامه,

 وهذه المقالة مقدمة الى مقالة أخرى سأنشرها في الأسبوع القادم إن شاء الله أتحدث فيها عن مزيد من الأمثلة

 وعن كيفية رسم سياسة الترميز و الأخطاء الأكثر شيوعاً لدى استخدامه.

ماذا يعني الترميز ولماذا نستخدمه :

بعيداً عن الأنظمة المحاسبية وباختصار..

 يُقصد بالترميز: هو إعطاء رمز مُختصر فريد لكل ما هو كبير أو معقد.

فحينما أخبرك أني اشتريت جوال (HTC HD) ستعرف مباشرة شكل وربما تفاصيل هذا الجوال 

ولو احتجت الى تفاصيل أكثر ستبحث بالانترنت مستخدما هذا الرمز HTC HD.

أين يستخدم الترميز ؟

يُستخدم في العديد من مجالات الحياة,

أهمها:

 ترميز البضائع,

 أسماء الموردين,

 العملاء,

 الأصول الثابتة ,

 تخطيط مواقع المستودعات,

 بل أنه في يوم ولادتك تحصل على رمز فريد وهو رقم الهوية (الرقم الوطني). 

 

فوائد الترميز:

إيجاد رموز أو أرقام فريدة لشئ معين (Unique)

معرفة مواصفات ما يشير إليه الصنف وبالتالي يسهل حفظه

سهولة استخراج التقارير بناءً على الترميز.

طرق الترميز :

بما أنه بالمثال يتضح المقال,

 سنأخذ مثال عن الطرق المتاحة أمام قسم الموارد البشرية بترقيم موظفيها الموزعين على إدارات الشركة الأربعة

 بالشكل التالي* :

يمكن استخدام أحدى الوسائل التالية لملئ الرمز أو الرقم الوظيفي :

استخدام الارقام:

وتكون على أحد نمطين:

إعطاء أرقام تسلسلية عند تعين كل موظف جديد (مثل: أحمد رقمه 100,خالد رقمه 101 ..الخ) .

هذا النوع من الترميز تكاد فوائده أن تكون معدومة

 إذ أن الرقم لا يدل على شئ من الفوائد المذكورة آنفاً,

 ولا يمكن بناء أي تقرير على هذا الرمز

 ولا يمكن الاستدلال على أي مدلول من هذا الرقم! 

فهو أشبه ما يكون بترقيم السجناء في زنازينهم !

تحديد أرقام يكون لها معنى,

 فمثلا الموظف الذي باشر العمل في سنة 1990 في قسم التقنية يُعطى الرمز 17-1990-63-100

 حيث يمثل

 رقم 100 اسم القسم و هو التقنية,

رقم 63 يدل على الجنسية السورية,

 و رقم 1990 سنة المباشرة بالعمل,

 رقم 17 أي أنه الموظف رقم 17 في هذا القسم .

يعتبر هذا الترميز أكثر فائدة من الذي قبله

 ويمكن أن تعرف معلومات عن الموظف بمجرد النظر الى رقمه , 

لكن يبقى فهمه حكراً لمن يعرف ماذا يعني كل رقم.

استخدام الرموز والأرقام :

وهو الذي يلبي احتياجات التصنيف بجميع جوانبه تقريباً .

فبالمثال أعلاه

 يمكن استبدال رمز الموظف 17-1990-63-100

 بالشكل التالي: IT-SYR-1990-17 

أعتقد أنه مفهوم دون الحاجة لتفصيله .

لنلقي نظرة على الجدول التالي,

 ستجد أن جميع المعلومات قد اختزلت بشكل بسيط :

ببساطة ودون برنامج ERP

 يمكنك الآن من خلال إكسل

 فلترة النتائج

 واستخراج تقارير الموظفين

 بحسب البلد

 أو حسب القسم 

أو حسب سنة التعيين.

موعدنا يتجدد في القسم الثاني بإذن الله.

*على اعتبار أن الموظف لا يمكن أن يتنقل بين إدارات الشركة وإلا فوضع رمز الإدارة في الترميز يعد خطأ .


http://www.monzerosama.com/?p=387