أخطاء الإدارة
Management Mess-Ups
تأليف مارك إيبلر
الترجمه باعتماد د / خالد العامري
تلخيص ضياء الدين فهمي شديد
الفصل الأول:- القيادة
الخطأ الأول: العجز عن فهم الدور الحقيقي للمدير .
نصائح للتغلب علي الخطأ الأول:
1- ينبغي علي المدير أن يقوم بإعلام رئيسه في العمل أن دوره الحقيقي هو تنمية وتشجيع مهارات الآخرين والعمل علي دعمهم فيما يقومون به من عمل .
2- ينبغي على المدير أن يدرك أن الإدارة الحقيقية تعني أن يقوم المدير بتيسير مهام العمل على غيره وأن يمكن الآخرين من القيام بواجبهم علي أكمل وجه، وأن يمنح الفرص لغيره من الموظفين للعمل على تحقيق أهداف الشركة .
3- ينبغي علي المدير أن يعمل علي الإشاده بجهود فريقه، وأن يبحث عن سبل جديدة ومبتكرة لتكريم القائمين علي تحقيق أهداف الشركه .
4- يتعين على المدير مراعاة عدم استغلال جهود فريق العمل لديه، وأن يقوم بدعم أعضاء هذا الفريق وتشجيعهم .
5- يتعين على المدير أن يثق جيداً في مقدرته على تعليم وتدريب فريق عمله وإبداء النصح والإرشاد له فضلاً عن مساندة جهوده .
6- ينبغي على المدير ألا يدع ضغوط العمل اليوميه تبعده عن استثمار إمكانيات فريق العمل وما يمكن تحقيقه من تقدم في المستقبل .
7- ينبغي على المدير أن يدرك أن الإدارة الحقيقة ليست في أن ينجح و يتألق وحده .
الخطأ الثاني: الفشل في الحفاظ على تقدم الشركة وازدهارها .
نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني:
1- ينبغي على المدير الحفاظ علي مواصلة تقدم الشركة وحمايتها من التأثر بالتقلبات المفاجئة، والقضاء علي امور السخرية والمحاباة والحسد واللامبالاه – فكل هذا يعمل علي تثبيط الهمم وتأخر ازدهار الشركة .
2- ينبغي على المدير أن يحدد عوامل النجاح المهمة، ويجعلها دائماً نصب أعين فريق العمل لديه .
3- ينبغي على المدير التأكد من أن كل موظف يدرك أهداف الشركة ويعمل علي تحقيقها لتقدم الشركة .
4- على المدير أن يكتشف من الذي يتردد في العمل علي تحقيق هذه الأهداف وأن يعرف قدر الإمكان السبب وراء ذلك، ويحاول أن يجعله يقوم بتحقيق الهدف بصورة أخرى .
5- ينبغي على المدير أن يقوم بتحديد أسلوب الإدارة الذي سيتبعه، كما يجب أن يطبقه علي الوجه الأمثل ودائماً .
الخطأ الثالث: العجز عن فهم المقومات الأساسية للقيادة الصحيحة .
نصائح للتغلب علي الخطأ الثالث :
1- ينبغي على المدير القيام بمقابلة الأشخاص العاملين معه في القسم، وذلك لمعرفة احتياجات كل فرد فيهم علي حده وأيضاً احتياجاتهم المشتركة .
2- يجب على المدير أن يدرك أنه إذا كانت الإدارة – التي تتمثل في القدره على أداء العمل سواء مع الآخرين أو من خلالهم – دائمة، فينبغي أن يتم منح القيادة له كل يوم من قبل العاملين معه .
3- تشتمل القدرة على التأثير في أن يتعلم المدير كيفية الاتصال بالآخرين والتواصل معهم، وبذلك ستصبح لديه فرصه لتكوين ما يعرف بالمصداقية الشخصية .
4- ينبغي على المدير أن يعلم أن الأشخاص يتأثرون بقوة معتقداته وينجذبون نحوها .
5- يتعين على المدير إدراك وتطبيق المقومات الأساسية لمفهوم التأثير، وهي: الاستماع إلى الآخرين والدفاع عن أرائهم والعمل على جعلهم يشعرون بمدى الحاجة إليهم .
الخطأ الرابع: العجز عن تحديد ملامح شخصية المدير عند التعامل مع الموظفين .
نصائح للتغلب علي الخطأ الرابع:
1- عند وقوع المحن والأزمات، ينبغي أن تتسم شخصية المدير بالثبات. فعندما يختفي المدير في وقت الأزمات، سيفقد الموظفون الثقة في قدرته على تولي أمورهم .
2- ينبغي على المدير أن يعمل يومياً على تقوية شخصيته، وأن يقرأ يومياً بنفسه قصصاً و مقتبسات من الذين لديهم عزيمة قوية وشجاعة باسلة .
3- يتعين على المدير أن يتذكر أن القياده الذكية هي أولى العلامات الدالة على استعداده لتقديم خدماته للآخرين .
4- ينبغي على المدير أن يقوم بالبحث عن فرص مناسبة يستطيع من خلالها توجيه الآخرين في مجال العمل .
5- يتعين على المدير البحث عن فرص مناسبة لكي يقوم بتقديم المساعدات شخصياً إلى فريق العمل ويطبق العنصر الإنساني في الإدارة من خلال الاتصال بالآخرين .
6- يتعين على المدير إدراك مدى أهمية كتابة ملاحظات بخط يده يوضح من خلالها اهتمامه بالعاملين معه وتقديره لهم .
7- ينبغي على المدير أن يبدأ من النقطة التي يقف عندها حيث مازال هناك وقت لكي يقوم بتكوين شخصيته واكتساب الآخرين و ثقتهم .
الفصل الثاني: التواصل
الخطأ الخامس: عدم إدراك مدى أهمية الإنصات إلى الآخرين .
نصائح للتغلب على الخطأ الخامس:
1- الإنصات مع الإدراك ( الفهم و البصيرة )
أو حضور الذهن ( نبرة صوت المتحدث وما يتبقي من الكلام غير المنطوق والتلميحات الضمنية ) .
2- ضرورة أن يكون المنصت ملاحظاً جيداً لما يقوله المتحدث .
3- ضرورة الاستعداد للإنصات، حيث يتطلب الانصات الجيد جهداً مبذولاً من جانب المنصت .
4- اظهار الاهتمام بما يقوله المتحدث .
5- ضرورة احترام المتحدث .
الخطأ السادس: العجز عن إدراك أهمية التواصل المعنوي في سير الإدارة .
نصائح للتغلب علي الخطأ السادس:
1- ينبغي على المدير إدراك أن كل شيئ يقوم به له معنى لدى الآخرين، مثل مكان جلوسه وكيفية جلوسه وطريقة تحدثه مع الآخرين والملابس التي يقوم بارتدائها.
لذا يجب على المدير أن يضع تلك الأمور في الاعتبار وأن يجعلها تعبر عنه إيجابياً وليس سلبياً .
2- ينبغي على المدير أن يحدد معنى إشاراته الصامته، على سبيل المثال يتعين عليه سؤال بعض الموظفين الذين يثق بهم عن معنى تعبيراته غير اللفظية التي قد يرونها محيرة أو سلبية .
3- ينبغي على المدير أن يتذكر جيداً أن التبسم في وجه الآخرين يشجعهم ويعمل على زيادة معدلات إنتاجهم .
4- ينبغي على المدير الاقتداء بالسلوك الذي يرغب أن يعمل به مع فريق العمل .
الخطأ السابع: العجز عن تجنب الأخطاء .
نصائح للتغلب على الخطأ السابع:
1- يتعين على المدير أن يقوم بدعوة جميع الأعضاء لمناقشة أسباب المشكلة وكيفية حلها وأن يدع كل فرد يعلم أن الغرض من الاجتماع هو إيجاد الحلول المناسبة وليس التعليق على أخطاء الآخرين .
2- ينبغي على المدير تجنب مناقشة الموضوعات التي تتعلق بالخلافات حتى يقوم المدير بإقامة علاقات عمل طيبة مع الجميع .
3- يجب على المدير أن يتعامل اولاً مع المشكلات التي توجد لديه فرصة جيدة لحلها .
4- ينبغي على المدير أن يعمل على عقد اجتماعات منتظمة ( و لكن غير رسمية ) بين الأقسام المختلفة صباحاُ ولمدة عشر دقائق وذلك لتناول الحديث عن أهم أهداف الشركة التي ستقوم بتحقيقها اليوم .
5- ينبغي على المدير تقديم النصيحة لمديري الأقسام الأخرى بصدد أي قرار قيد البحث والذي يمكن أن يؤثر بدوره على أقسامهم .
6- يتعين على المدير أن يتذكر أن الأشخاص لا يحبون المفاجآت التي تختص بعملهم .
7- ينبغي على المدير أن يقوم بتشجيع فكرة عقد اجتماعات مع الأقسام الأخرى في الشركة، حيث سيقوم من خلالها أعضاء الأقسام الأخرى بالحديث عن واقع مسؤوليتهم.
كما يجب على المدير التأكد من أن تلك الاجتماعات سوف تشتمل على الحديث عن استراتيجية العمل وأهدافه وكذلك وصف لطبيعة العمل الذي سيقومون به .
الخطأ الثامن: العجز عن إدراك أهمية شبكة الاتصالات في العمل .
نصائح للتغلب على الخطأ الثامن:
1- ينبغي على المدير أن يدرك أهمية المعلومات والحاجة إليها.
ويعد نظام الاتصال Grapevine من أكثر النظم التي تعمل لفاعلية كبيرة في الشركات التي لا يتسنى لرؤسائها مواظبة الاتصال بموظفيهم .
2- ينبغي على المدير أن يتأكد من أن كل فرد يعلم مدى مسئوليته الكاملة عن تلك المعلومات التي يقوم بتحميلها على هذا النظام .
3- يتعين على المدير أن يتعرف على هؤلاء الذين يقومون بنشر هذه المعلومات وينبغي أن يعلمهم بمدى مسئوليتهم عن صحة هذه المعلومات والبيانات المحملة على هذا النظام .
4- ينبغي على المدير أن يدرك أن المعلومات التي يتم تحميلها علي نظام الاتصال Grapevine تتعرض غالباً للتحريف من خلال بعض الموظفين الذين يعتريهم الغضب .
5- في حالة التحري عن تلك المعلومات الخاطئة، يتعين على المدير أن يقوم بتسجيل المعلومات الصحيحة علي الفور .
6- ينبغي أن يدرك المدير الأوقات التي يكون فيها النظام في أعلى درجات كفاءته والتي غالباً ما تتواكب مع التغييرات المخطط لها،
كما يجب أن يعمل هذا النظام على توفير المزيد من الوسائل المعتمدة للاتصال ولا يحل محلها .
7- ينبغي على المدير أن يهتم بتلك الوسائل المختلفة للاتصال والانصات جيداً لمعرفة تأثيرها .
8- يجب على المدير الماهر ألا يستهين أبداً بقوة وتأثير نظام الاتصال Grapevine .
9- ينبغي على المدير أن ينظر إلى هذا النظام على أنه مجرد بداية للحصول على المعلومات من خلال الجلوس مع الموظفين في وقت الاستراحة أو مصاحبة زملائه لتناول الغذاء .
الفصل الثالث: وجود الحافز
الخطأ التاسع: العجز عن إدراك المعنى الحقيقي للتوظيف .
نصائح للتغلب على الخطأ التاسع:
1- ينبغي على المدير قبول حقيقة أن التوظيف صفقة تجارية، وبما أنه مدير فسيكون مسئولاً عن أن يبقي تلك الصفقة مربحة للطرفين .
2- ينبغي على المدير بصفة دورية أن يتأكد من أن تلك الصفقة مازالت مربحة للطـرفين .
3- ينبغي على المدير أن يقوم بتنظيم مواعيد يجتمع فيها مع الموظفين لكي يرى مدى رضائهم عن الصفقة التي هم بصددها.
وتعتبر الاستطلاعات المعبرة عن رضاء الموظفين في تلك الحالة بمثابة وسيلة جيدة للتأكد من مدى توازن تلك الصفقة.
ولكنها ليست جيدة مثل مقابلتهم الفعلية ومعرفة آرائهم .
4- يتعين على المدير ألا يقوم باستغلال هذه الصفقة بطريقة ما على نحو سيئ .
5- على المدير التأكد من أنه لن يقدم عروضاً لا يستطيع أن يقوم بتنفيذها هو أو شركته .
6- يتعين على المدير أن يعمل على توضيح جميع بنود الصفقة وجعلها مفهومة .
7- يتعين على المدير البحث عن سبل لتقديم المزيد في عرض الشركة المقدم،
حيث ينبغي عليه أن يتذكر
أن كل شخص يرغب في الحصول على المزيد من الطرف الآخر في تلك الصفقة،
وسيسعد الموظف الماهر في عمله عندما يرى صاحب العمل يقدم له المزيد في عرضه .
8- ينبغي على المدير أن يدرك حقيقة أن الموظف سيفاضل بين العروض المقدمة له،
فإذا لم يستطع المدير تعيين هذا الموظف الماهر،
فعليه أن يدرك من أن هذا الموظف قد وجد عرضاً أفضل في مكان آخر .
الخطأ العاشر: عدم الإهتمام بالموظفين أو العملاء .
نصائح للتغلب على الخطأ العاشر:
1- يجب أن يدرك المدير أن البشر جميعاً لديهم أربعة احتياجات أساسية، هي: الحاجة إلى الشعور بالراحة والحاجة إلى فهمهم والحاجة إلى أن يشعروا بالترحاب والحاجة إلى أن يشعروا بالاهتمام.
2- يجب أن يدرك المدير أنه عندما يشعر الموظفون بالأهمية، فإنهم يبذلون مجهوداً رائعاً في عملهم .
3- يجب على المدير أن ينصت جيداً إلى موظفيه، حيث أن مهارة الإنصات من أقوى المهارات و أكثرها إقناعاً والتي يمكن أن يمارسها المدير .
4- ينبغي أن يتسم المدير باللطف عند تعامله مع الآخرين وإظهار المودة و النية الحسنة عند التحدث معهم .
5- ينبغي على المدير أن يقوم بالتعبير عن تقديره للآخرين في أحوال كثيرة عن طريق الكتابة، حيث أن التقدير المكتوب يحمل قوة حقيقة دائمة .
6- ينبغي أن يقوم المدير باستثمار جهود موظفيه.
فلا يوجد شيئ يجعلهم يشعرون بأهميتهم سوى اعتقادهم بأنهم جزءاً من النجاح الذي تحققه الشركة .
7- ينبغي على المدير أن يقوم أيضاً باستثمار جهود عملائه.
كما يتعين عليه البحث عن طرق مبدعه لكي يرسل من خلالها رسـالة تقديرية
تتضمن شكراً لهؤلاء العملاء .
الخطأ الحادي عشر: العجز عن إدراك الاختلافات بين الأشخاص .
نصائح للتغلب علي الخطأ الحادي عشر:
1- ينبغي على المدير إدراك حقيقة اختلاف أنماط البشر جميعاً .
2- يجب على المدير إدراك أن تلك الاختبارات التي يتم إجراؤها على الشخصية تعد أداة مفيدة لمعرفة نمط الشخصية التي سيتم التعامل معها .
3- ينبغي على المدير أن يدرك أن هذه الاختبارات تساعد في تحديد أفضل الطرق التي يمكن من خلالها التواصل مع هذا الشخص .
4- ينبغي على المدير الاهتمام بمعرفة نمط شخصية كل موظف يعمل لديه.
و سوف يمكنه هذا الأمر ليس فقط من التواصل مع كل موظف على حدة بالطريقة التي تناسبه،
و لكن سوف يساعده أيضاً على تطوير الفكرة العامة لما يمكن أن يقوم به لتحفيز كل واحد منهم على حدة.
5- ينبغب أن يدرك المدير بأنه لا يوجد ما يعرف بأفضل نموذج للشخصية،
حيث إن أفضل الشركات هي التي لديها أنماط مختلفة للشخصية
والتي تستطيع تقديم وجهات نظر مختلفة بصدد فرص التطور والمشكلات على حد سواء .
6- ينبغي أن يدرك المدير أنه بالرغم من أن معظمنا لديه النموذج الأساسي للشخصية والذي نظهر به دائماً، فإنه من الممكن أن ننتقل بين العديد من نماذج الشخصية الأخرى .
7- ينبغي على المدير أن يتذكر أن الاختبارات التي يتم إجراؤها علي الشخصية ليست منزهه عن الخطأ تماماً، و يجب استخدامها مقترنه بالبيانات التي لها صلة بالشخص ذاته.
وذلك لتكوين صورة واضحة عن الشخص المرشح للوظيفة أو الموظف الحالي .
الخطأ الثاني عشر: العجز عن إدراك أهمية الثناء والتشجيع .
نصائح للتغلب على الخطأ الثاني عشر:
1- ينبغي على المدير أن يتجنب الاستخدام الخاطئ للتشجيع المتمثل في استخدامه كأداة لفعل أشياء أخرى.
إن التشجيع الحقيقي هو التشجيع الذي ينتج عن الثقة و تقدير النفس
وهذا التشجيع له دلالة معنوية وليست مادية .
2- ينبغي أن يقوم المدير بتشجيع الآخرين عندما يستحقون ذلك عند أدائهم للعمل بكفاءة.
ومن خلال الاستخدام الصحيح للقدرة على تشجيع الآخرين، يمكن أن يتجنب المدير النتائج السلبية للاستخدام الخاطئ لكلمة التشجيع .
3- يجب ألا يفقد المدير بصيرته بصدد الحاجة إلى تشجيع الآخرين.
فمن السهل أن ينشغل المدير بمشكلات و صعوبات العمل اليومية عن الحاجة إلى تشجيع من يعملون معه .
4- يجب أن يدرك المدير أن عامل التشجيع أحد العوامل المهمة التي لها تأثيرها في وجود إدارة حقيقية .
5- ينبغي على المدير أن يقوم بالبحث عن طرق مبتكرة لكـي يعبر عن تقديره للآخرين .
6- على المدير ألا يغفل عن مدى تأثير كلمات التقدير المكتوبة بخط اليد، ففي إطار العمل المسيطر عليه التعامل بالبريد الإلكتروني، تعد الرسالة المكتوبة بخط اليد ذات تأثير قوي .
7- ينبغي على المدير أيضاً أن يقوم أيضاً بتشجيع من هم أكبر مكانة في مجال العمل .
الخطأ الثالث عشر: العجز عن إدراك مدى القوة الكامنة في التحفيز .
نصائح للتغلب على الخطأ الثالث عشر:
1- على المدير أن يصحح الفكرة التي مفادها أن وجود حافز معين يمكن أن يناسب أي شخص،
وعليه أن يقوم بإمهال نفسه بعض الوقت لكي يعرف الاحتياجات الخاصة بكل موظف،
كما ينبغي عليه أن يبدى لهم تعليقات واقعية بصدد فرص تلبية احتياجاتهم في عملهم الحالي،
كذلك يعد الصدق أيضاً من أسمى العوامل المحفزة .
2- بمجرد أن يعرف المدير احتياجات موظفيه، فعليه توفير فرص لتلبية احتياجاتهم .
3- ينبغي على المدير أن يخبر موظفيه بأن جزءاً مهماً من مسئوليته تجاههم هو التأكد من أن الوظائف التي يشغلونها مرضية لهم شخصياً .
4- ينبغي على المدير أن يدرك أن الحافز مرتبط بمشاعر الشخص أكثر من ارتباطه بالمنطق،
ولا ينبغي عليه أن يعتمد اعتماداً كلياً على إدراكه الحسي لكل شيئ يكون مفهوماً أو معقولاً .
5- إذا تبين للمدير أن أحد موظفيه يمكن تحفيزه بدرجة أكبر من خلال الاعتراف بجهوده وتقديرها عن إعطائه المال، فلا ينبغي للمدير أن يجعل رأيه بخصوص اختيار هذا الموظف يحول دون تحقيق الحافز .
6- ينبغي على المدير أن يتذكر أن تلبية احتياجات الموظف لا تعد في حد ذاتها حافزاً له.
فعلى سبيل المثال،
إذا بدا أن هناك شيئا ما يعمل على تحفيز الموظف، فلن يستمر هذا الشيئ في تحفيزه دائماً.
لذا، على المدير أن يرجع إلي نقطة البداية لكي يكتشف ما إذا كانت هناك احتياجات أخرى جديدة لم تتم تلبيتها. و بالتأكيد، سوف تجد أن ثمة حاجة من احتياجات الموظف تحتاج إلى تلبيتها .
7- ينبغي على المدير أن يتذكر أنه قد تتفوق بعض العوامل الأخرى على المال في تحفيز الموظف على أداء العمل.
و تتمثل هذه العوامل في الثناء والتقدير والمعرفة والاحترام وقضاء بعض الوقت مع الموظفين للاستماع إلى مشكلاتهم والعمل المفيد والرؤية الواضحة واستعراض الأداء والوصول إلي مستوي الإداء المتميز .
الفصل الرابع: إدارة التغيير
الخطأ الرابع عشر:عدم الاهتمام برأي الموظفين بصدد التغييرات المؤثرة على مسئولياتهم الوظيفية .
نصائح للتغلب على الخطأ الرابع عشر:
1- ينبغي على المدير أن يتجنب مفاجآت القيام بأي تغيير دون وضع رأي الموظفين في الاعتبار.
ولكي يتم قبول أي تغيير،
فعلى المدير أن يعرضه بطريقة إيجابية
وأن يجعل الموظفين يشاركون في هذا التغيير برأيهم،
لأن مثل هذه الأمور غاية في الأهمية.
وينبغي أن يذكر المدير مسبقاً السبب وراء هذا التغيير،
ثم بعد ذلك عليه أن يبين لهم تلك التجديدات خطوة بخطوة طوال فترة التغيير.
كما يتعين على المدير أن يشرك الموظفين منذ البداية عند إجراء أي تغييرات .
2- لكي يضمن المدير الالتزام بتنفيذ التغييرات المقترحة، فعليه أن يتأكد من أن الموظفين القائمين على تنفيذ هذه التغييرات قد شاركوا برأيهم قبل التنفيذ.
3- ينبغي على المدير أن يجعل كل موظف يسهم إلي حد ما في عملية التنفيذ .
4- يجب على المدير أن يقوم بتنفيذ أفكار معظم الموظفين قدر المستطاع وعليه تقديم الشرح الوافي إذا لم يستطع أن يقوم بتنفيذ بعض الأفكار .
5- ينبغي على المدير أن يوضح لكل فرد فوائد هذه التغييرات المقترحة .
6- يتعين على المدير إدراك أنه إذا لم تعم الفائدة من تلك التغييرات على منفذيها، فلن يتم إنجاز سوى القليل .
7- ينبغي على المدير أن يوضح الأسباب المقنعة من وراء تنفيذ تلك التغييرات التي قد قام بوضعها .
8- ينبغي على المدير أن يمنح بعض السلطة إلى الموظفين للتصرف في قدر من التغييرات التي يتم تنفيذها، فمن المهم أن يشعر الموظفون بأن لديهم قدراً من التأثير فيما يخص مستقبل شركتهم .
9- ينبغي أن يكون المدير مؤيداً للتغيير، ولكن عليه التأكد من تنفيذ ما يقع على عاتقه من مسئوليات في نجاح هذه التغييرات .
الخطأ الخامس عشر: العجز عن إدراك سبب مقاومة الموظفين للتغيير.
نصائح للتغلب على الخطأ الخامس عشر:
1- ينبغي على المدير أن يبين لفريق العمل كلا من المساوئ الشخصية و الجماعية المصاحبة لعدم التغيير والارتباط بالنظم القديمة .
2- يجب على المدير أن يشجع الموظفين على القيام بحل المشكلات بمرونة ويسر .
3- على المدير أن يحث الموظفين علي حب المجازفة عن طريق إخضاعهم لسيناريو التغيير الافتراضي وذلك قبل تطبيق التغيير الحقيقي .
4- ينبغي على المدير أن يقوم بمساعدة موظفيه لكي يدركو مدى تأثير التجارب السابقة على المنظور الشخصي للواقع.
وعليه أن يقوم بتشجيعهم للتغلب علي الانحياز لتلك التجارب التي تقاوم التغيير .
5- ينبغي على المدير أن يقوم بتشجيع فريق العمل علي تطوير رؤيتهم للعالم بصورة شاملة وما يواكبه من تغييرات عصرية .
6- يجب على المدير أن يسند إليهم مهاماً أخرى غير التي تقع في دائرة اختصاصهم المعتادة وذلك لكي يشاركوا في تحمل مسئولية التغيير .
7- ينبغي على المدير أن يقوم بتطبيق مفهوم " المعرفة المشتركة " وذلك بأن يطلع الجميع على المعلومات المتاحة قدر الإمكان .
8- ينبغي على المدير أن يعمل على زيادة الثقة بينه وبين الموظفين وذلك من خلال زيادة فرص الإنصات إليهم خلال فترات عرض التغيير المقترح .
الخطأ السادس عشر: العجز عن إدراك تقنيات التغيير وإدارتها .
نصائح للتغلب على الخطأ السادس عشر:
1- إن أفضل طريقة للإعداد لأي تغيير هي إدراك هذا التغيير،
فعلى المدير أن يمنح نفسه بعض الوقت لدراسة جوانب هذا التغيير
من ناحية نوعه ( سواء أكان هيكلياً أم دورياً ) ونمطه
ومدى ارتباط هذا التغيير بمصالح الشركة .
2- تتطلب الإدارة الفعالة للتغيير وجود مديرين لديهم أفكار حول كيفية إيجاد أي تغيير آخر ومكان حدوث هذا التغيير .
3- ينبغي على المدير أن يجعل فكرة جمع المعلومات جزءاً ثابتاً من القيام بمهام وظيفته .
4- ينبغي على المدير أن يرشد موظفيه تجاه كيفية تقدير إمكانية التغيير وأن يجعلهم يشعرون بارتياح تجاه هذا التغيير الذي سيقومون بإجرائه والذي لا تعرف نتائجه مستقبلاً .
5- ينبغي على المدير أن يجعل الموظفين يشاركون في تخطيط وتطوير استراتيجية التغيير التي قام بعرض فكرتها .
6- ينبغي على المدير أن يقوم بتشجيع موظفيه على تحمل مسئولية تحديد التغييرات الممكنة في مجال عملهم عن طريق إرشادهم تجاه المبادرة بالتغيير .
7- ينبغي على المدير أن يدرك أنه بالرغم من أن التغيير لا يتسم بالاستقرار في بعض الأحيان فإنه سينتج عنه بالفعل تحقيق الرخاء .
8- ينبغي على المدير أن يطبق المقولة الصينية التي مفادها أن الأزمة تحمل سمتين – إحداهما تتمثل في الخطر الناجم عن الأزمة، أما السمة الثانية فتتمثل في الفرصة لتجنب هذا الخطر .
ومن ثم على المدير أن يتحدث إلي موظفيه في ضوء هاتين السمتين .
الخطأ السابع عشر: العجز عن توقع التغيير .
إن أول مرحلة في إدارة التغيير بل وأهم مرحلة هي التوقع.
ولكي يعمل المديرون على زيادة حجم الفرص الإيجابية وتقليل المخاطر، يتعين عليهم أن ينموا قدراتهم على العمل في الحاضر وفي الوقت نفسه ينبغي عليهم أن يتطلعوا إلي أفاق المستقبل.
وثمة أربعة عناصر أساسية ستساعدهم في القيام بهذه المهمة:
• الإعداد المستمر: أي التحسن المستمر .
• الرؤية المستقبلية: تتمثل في التركيز على المستقبل، والقدرة على العمل في الحاضر مع النظر للمستقبل.
• وجود شبكة داخل مجال العمل: تتمثل بصدد التوقع الجيد للمستقبل في العمل على الارتباط بالأشخاص المهمين داخل العمل.
• جمع المعلومات: سواء بالقراءة أو المشاهدة أو عن طريق الإنترنت .
نصائح للتخلص من الخطأ السابع عشر:
1- ينبغي على المدير أن يقوم بتوقع أي تغيير وأن يجعله جزءاً من عملية التخطيط التي تتبعها الشركة على المدى القريب وكذلك على المدى البعيد.
2- يتعين على المدير أن يقوم بسؤال نفسه ولو مرة واحدة على الأقل في الشهر
عن الظروف التي يمكن أن تعترض مجال عمله،
كما عليه أيضاً
أن يسأل نفسه عن المزايا أو الفوائد التي يمكن أن تحققها هذه الظروف .
3- ينبغي على المدير أن يعرف مقدماً الإجراءات التي يجب اتخاذها عند حدوث أي تغيير غير متوقع، وأن يتأكد المدير أن فريق العمل على علم تام بكل شيئ .
4- ينبغي على المدير أن يجعل التطلع للمستقبل جزءاً من أنشطته المستمرة،
فلا شيئ يمكن أن يعمل على إرباك الموظفين أكثر من رؤيتهم المدير
وهو في حالة هلع من مواجهة ما لا يمكن توقعه .
5- ينبغي على المدير أن يتقبل تلك الحقيقة التي تشير إلى
أن التغيير شيئ محتوم وأنه سوف يستمر مدى الحياة،
أما الشيئ الوحيد المجهول بصدد ذلك الأمر
هو سرعة هذا التغيير ومدى تكراره .
6- ينبغي على المدير أن يظل على دراية بالأحداث والأشخاص الذين يبادرون بالتغيير.
كما يجب على المدير أن يعمل على تنمية مهاراته في قراءة واستعراض السمات التي يجب عليه التحلي بها فيما يتعلق بالتركيز على المستقبل .
7- على المدير أن يجعل شبكة الاتصالات الخاصه به نشطة وفعالة ومليئة بالأحداث الحالية
والأخبار المتعلقة بالأشخاص الذين ينظرون إلى المستقبل ويتوقعون الأحداث المستقبلية .
الفصل الخامس: تطوير شخصية المدير
الخطأ الثامن عشر: عجز المدير عن الاندماج مع متطلبات الشركة .
لكي يتم تقديم خدمة للعملاء على مستوى عالٍ من الدقة تنتج عنها نتائج ملحوظة
تتمثل في زيادة ثقة العملاء بالمدير،
عليه أن يقوم بتحقيق عن طريق ما يلي:
• قدرة المدير على إدارة الوقت ووضع لائحة بالأولويات التي سيقوم بها .
• قدرة المدير على حل المشكلات على الفور .
• قدرة المدير على الحفاظ على موقفه المهني الخاص عند ظهور المصاعب .
• وجود صورة قوية لأخلاقيات المدير الشخصية في مجال العمل.
• وجود رغبة قوية للتعلم .
نصائح للتخلص من الخطأ الثامن عشر:
1- ينبغي على المدير أن يقوم بتحديد بيان المهام الوظيفية التي يريد إتمامها .
2- ينبغي على المدير أن يكتب على بطاقة العمل الخاص به أسباب انعزاله عن الآخرين ويقوم المدير بعد ذلك بقراءة هذه البطاقة مراراً و تكراراً حتي يكون علي دراية كاملة بهذه الأسباب .
3- ينبغي على المدير أن يحافظ على ما قام بتحقيقه من نجاح، وأن يبحث عن وسائل لتنمية مهارات العمل وذلك عن طريق زيادة قيمته وقدره بالتعليم واكتساب المهارات الجديدة والخبرة .
4- ليس من عدم الولاء أن يفكر المرء في نفسه أولاً، ولا يعني هذا أن القرارات التي سيتخذها ستكون منافية لأوامر رئيس الشركة.
فعلي العكس تماماً، يتمثل الدافع وراء ما يقوم به المدير من تطوير لقدراته في إضافة قيمة للعمل الذي يؤديه وإرضاء رئيس الشركة والموظفين وذلك عن طريق تطوير علاقته بهم .
5- ينبغي على المدير أن يكون مستعداً لإيجاد وسائل جديدة بصفة مستمرة للتعامل مع رئيس الشركة حيث سيكون هناك العديد من التقلبات التي ستواجه أي عمل ناجح أو متميز .
6- ينبغي على المدير أن يقوم بسؤال نفسه دائماً " هل ما إذا قمت بعمل التطوير اللازم من أجل تنمية العمل، سيرضي رئيس الشركة بذلك أم لا ؟ " .
7- ينبغي على المدير أن يدرك تماماً أنه دائماً ما يكون البقاء في العمل مشروطاً بالقيمة التي يوفرها هذا العمل .
الخطأ التاسع عشر: العجز عن إزالة المعوقات في أثناء القيام بالتعديلات اللازمة .
تري ما الذي يعمل على إعاقة تقدم المدير في مجال عمله؟
ما العادات أو التقاليد أو المبادئ العقلية التي تتسبب في إعاقة تقدم المدير في سباق الإدارة؟
إليك قائمة ببعض العقبات التي تم تحديدها علي سبيل المثال :
1- السعي وراء الكمال .
2- عدم النظام .
3- الخوف من التغيير .
4- الخوف من تحمل المسؤولية .
5- التخطيط السلبي .
6- المماطلة والتسويف .
7- افتقار المرء للسمات المميزة للشخصية .
8- عدم الاستفادة من الوقت بصورة جيدة .
9- التفكير الفردي دون الحاجة إلى مشاركة الآخرين .
10- الظلم .
11- الغيرة .
12- التحيز لفكرة دون المساهمة في تطبيقها .
13- عدم وجود الأهداف الواضحة .
14- الاستياء والغضب وارتكاب أخطاء في حق الآخرين .
15- افتقار الهمة والنشاط .
16- مقاومة الأفكار الجديدة .
17- القناعة والاكتفاء بالانجاز القليل .
18- عدم توفر الامكانيات .
19- زيادة الاحساس بالتبلد .
20- فرط الشعور بالحساسية .
21- عدم الاهتمام بالتفاصيل .
22- الافراط في معرفة التفاصيل .
23- وجود العديد من التجاوزات .
24- نقص التدريب .
25- بعض العادات السلوكية السيئة .
26- عدم ترتيب الأولويات بشكل جيد .
27- افتقار القدرة على احراز أي تقدم .
28- التفكير أحادي الجانب والأنانية .
29- النظر إلى الوراء لمعرفة مدى التقدم الذي تم احرازه .
نصائح للتغلب علي الخطأ التاسع عشر::
1- ينبغي على المدير أن يتحلى بالإيجابية وينبغي عليه أن يقاوم الاستسلام لتلك العقبات التي تتسبب في فشله، وعليه أن يقوم باظهار تلك العقبات والاعتراف بأنها السبب وراء فشله، كما يجب عليه أن يتعلم من أخطائه السابقة – ومن أخطاء الآخرين أيضاً .
2- ينبغي على المدير أن يقوم بتسجيل العقبات التي تعترض طريقه وذلك لكي يدرك ما قام باجتيازه من تلك العقبات وما قام بتنفيذه من التزامات وإحراز تقدم .
3- يتعين على المدير الذي يريد التغلب على العقبات التي تواجهه وضع خطه مع العمل على تطبيقها،
كما يجب عليه استخدام السجل الذي يدون فيه العقبات التي تعترض طريقه لكي يعمل على تسجيل الخطوات اللازمة لتحقيق مزيد من التحسينات في مجال ما .
4- ينبغي على المدير استخدام تلك العملية التسجيلية مع موظفيه وذلك عندما يعرض عليهم القيام بعملية تقييم الذات .
الخطأ العشرون: الفشل في إنجاز عمل فعّال وعدم الاستفادة من خبرات الآخرين .
للقيام بعمل شبكة اتصال جماعية مع زملاء العمل
وذلك لأهمية وجود شبكة من العلاقات والاستفادة من الآخرين،
يمكن اتباع عدد من الخطوات التي تعمل بدورها على زيادة فعاليتها كما يلي:
• ينبغي على المدير العمل على إقامة شبكة اتصال وإلا سيعاني من عواقب عدم وجودها،
إن الفشل في إقامة شبكة اتصال ناجحة مع الزملاء والأصدقاء في العمل – التي ستوفر للمدير مايحتاج إليه من معلومات، يمكن أن يحول دون تحقيق الأهداف المنشودة .
• يتعين على المدير أن يكون دائماً علي استعداد تام.
فعليه معرفة مايحتاج إليه من معلومات بشكل مسبق وماهية الأشخاص المطلوبين والذين يأمل في أن يحصل منهم علي المعلومات التي يريدها .
• ينبغي على المدير أن يمنح نفسه بعض الوقت للاتصال بالآخرين.
لذلك، يتعين عليه تخصيص جزء من وقته وذلك من أجل الاستفادة من الفرص المتاحة لمقابلة الأشخاص الذين من خلالهم سيتمكن من الحصول علي المعلومات التي يريدها بقدر الإمكان .
• ينبغي على المدير أن يقوم بتطبيق هذا المشروع الذي يحث على الاتصال بالآخرين.
فمعظم الأشخاص يجدون أن تكوين شبكة علاقات جديدة مع أخرين يعد شيئاً غير مألوف بالنسبة لهم .
• ينبغي أن يحرص المدير على عدم إضاعة الوقت عن طريق القيام بأشياء أخرى في أثناء الاتصال بالآخرين؛ حيث يجب ألا تعترض لحظات الاتصال أي تدخلات.
• ينبغي على المدير أن يحرص على الاهتمام بما يقال.
فلا يوجد شيئ مثبط للهمة .
• يتعين على المدير عدم تدوين ملاحظات كثيرة عديمة الفائدة، بل يتعين عليه أن يهتم بتدوين الملاحظات المفيدة.
• ينبغي على المدير أن يعرف الوقت المناسب الذي يستطيع فيه الحصول على المعلومات المطلوبة وكيفية الحصول عليها مع الاستغناء عن المعلومات التي لايحتاج إليها .
• ينبغي على المدير أن يكون ذا نفع للأشخاص الآخرين المشتركين معه في شبكة الاتصال .
• يتعين على المدير مداومة الاتصال بالآخرين .
نصائح للتخلص من الخطأ العشرين:
1- ينبغي على المدير القيام بعمل قائمة لشبكة الاتصال الخاصة به،
على أن تتصدر هذه القائمة أسماء الأشخاص الذين يستطيعون أن يزودوه بالمعلومات القيمة التي يحتاجها.
كما يمكنه أن يقوم بإضافة حيز في تلك القائمة إلى الخبرة إذا بدت مناسبة.
علاوة على ذلك، يتعين على المدير التعرف على الأفراد الجدد الذين تتوفر لديهم معلومات ذات قيمة بالنسبة له.
وبعد ذلك، عليه أن يحرص على الإعداد لعقد اجتماعات معهم .
2- ينبغي أن يكون هناك هدف لدى المدير يتمثل في إضافة شخص جديد كل شهر على الأقل إلى شبكة الاتصال الخاصه به.
كذلك، ينبغي أن يجعل المدير هذا الاتصال الجديد مؤهلاً للاستخدام بطريقة نافعة، و ليس فقط مجرد اتصال عابر دون أي فائدة .
3- يجب على المدير إقامة روابط صداقة بين أفراد هذه الشبكة وذلك عن طريق الالتقاء بالمشتركين في شبكة الاتصال لتناول وجبة الإفطار أو الغذاء معاً .
4- ينبغي على المدير أن يتذكر أن الغرض من شبكة الاتصال ليس التطفل.
لذا، عليه أن يبحث عن طرق لكي يقوم بتزويد أفراد الشبكة بالمعلومات مثلما يتلقاها منهم .
ومن ثم، يستطيع المدير من خلال ذلك إرسال مقالات وملاحظات وغير ذلك إلى العديد من الاشخاص.
ونادراً ما يعرض المتلقي لهذه المعلومات القيمة في المقابل عن إبداء أية نصيحة أو إعطاء أية معلومة .
5- ينبغي على المدير الاستمرار في المحاولات الخاصة بإنشاء شبكة اتصالات مع الآخرين.
وفي أثناء ذلك،
يمكن أن يقابل المدير العديد من الحمقى الذين لا يريدون إفادة الأخرين بأية معلومات؛
لذا، ينبغي أن يتذكر أن سلوكهم هذا ينم عن شخصياتهم وليس عن شخصيته هو.
فمعظم الأشخاص دائماً ما يسعدون بإسداء النصح للغير .
6- ينبغي على المدير أن يقوم بتقديم النموذج المثالي الذي يجب أن يحتذي به.
فيتعين على المدير أن يكون متعاوناً مع الآخرين
ويقوم بمنحهم المعلومات داخل شبكة الاتصالات التي تربطهم جميعاً .
الخطأ الحادي والعشرون: العجز عن إدراك مدى تـأثير شخصية المدير على أداء الموظفين .
نصائح للتغلب على الخطأ الحادي والعشرون:
1- ينبغي على المدير أن يقوم بالتحقق من كل صور التواصل غير اللفظي التي يتم التعبير عنها كتابة وخاصة رسائل البريد الإلكتروني .
2- ينبغي على المدير أن يهتم بكل شيئ يقوم بتقديمه – سواء أكان ذلك يتمثل في مذكرات أم تقارير أم خطابات وغيرها – ليكون ممثلاً جيداً لبطاقة العمل الشخصية التي يتم وضعها على قائمة المبيعات التي حققها المدير .
3- ينبغي على المدير أن يدرك أهمية آداب الذوق الرفيع وأهمية استخدامه في العمل.
كما يجب عليه ألا يشعر بالارتباك أو الاحراج عند إعداد ورشة عمل بصدد ذلك الموضوع عند الحاجة .
4- على المدير أن يدرك أن مظهره الشخصي مهم للغاية،
فالمظهر الحسن يحمل دائماً رسالة إيجابية تدل على جودة المنتج .
5- نموذج شخصية المدير هو عبارة عن عدة صفات متجمعة تعمل على تكوين هذا الانطباع .
و تتمثل هذه الصفات فيما يلي :
• الذوق الرفيع .
• المظهر العام .
• الخط وطريقة الكتابة .
• الملابس .
• النشاط والحيوية .
• التوافق مع الآخرين .
• الألفاظ التي يستخدمها في حديثه مع الآخرين .
• مهارات إقامة العلاقات مع الآخرين .
أمثلة توضح معنى التواصل غير اللفظي :
• فقد أحد رؤساء العمل القدرة على قراءة ملحوظة مكتوبة بخط يد مرؤوس لديه نظراً لسوء الخط، مما يضطر المرؤوس إلى توضيح بعض الأجزاء غير المفهومة لرئيسه في العمل .
• خطاب تمت كتابته إلى أحد العملاء وتم عمل نسخه منه إلى رئيس القسم يوجد به العديد من الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية .
• بحث المدير في العديد من أكوام ورق العمل المتناثر أمامه على المكتب عن خطاب يريده رئيسه على الفور .
• ارتداء المدير لملابس غير رسمية بدرجة تفوق ارتداء زملائه في العمل لمثل هذه الملابس .
• لا يستطيع المدير اصطحاب زملائه في العمل لتناول وجبة الغذاء في الخارج وذلك بسبب أن المقعد الخلفي لسيارته عليه أكوام من الأوراق المراد تنظيمها .
الخطأ الثاني والعشرون: عدم اهتمام المدير بنفسه .
نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني والعشرين:
1- ينبغي على المدير أن يدرك أن النوم – مثل رأس مال الشركة – يمثل مصدراً يجب الحفاظ عليه، وعليه أن يحافظ على صحة جسده وعدم الإهمال في أن يأخذ قسطاً وافراً من النوم وأن يتجنب عدم الاهتمام بصحته، الأمر الذي يمكن أن يؤدي بدوره إلى عواقب وخيمة .
2- ينبغي على المدير أن يقوم بوضع نهج معين يسير عليه، فالدراسات تشير إلى أنه عن طريق اتباع أسلوب منتظم في النوم والاستيقاظ، فإنه يمكن للجسم زيادة فرصته لاستعادة نشاطه .
3- ينبغي على المدير أن يمتنع عن مشاهدة نشرات الأخبار والقنوات الإخبارية قبل النوم، حيث تعمل تلك الأنشطه على تحفيز نشاط المخ مما يصعب الأمر على الجسم لكي ينعم بالراحة والاسترخاء.
4- ينبغي على المدير أن يحدد يوماً لاستعادة الوضع الأصلي للجسم فيعود فيه من العمل باكراً ويخلد فيه إلى النوم باكراً .
5- ينبغي على المدير أن يهتم بوقت القيلولة، إن النوم وقت القيلولة يمكن أن يكون بحق من أفضل الوسائل لاستعادة النشاط .
الخطأ الثالث والعشرون: العجز عن الإعداد الجيد للمستقبل .
نصائح للتخلص من الخطأ الثالث والعشرون :
1- ينبغي على المدير أن يجعل التعلم شيئاً إلزامياً طوال فترة حياته .
2- إن مجال التعلم عن طريق الإنترنت شيئ مذهل،
و لكن علينا أن نعود مرة أخرى للمكتبة وندرك أهميتها من جديد .
3- ينبغي أن يقوم المدير بتطوير مخططه التعليمي الشخصي
على أن يكمله ببيان المهام التي سيقوم بها
( يحتوي المخطط على الالتزامات الخاصة بالتعليم مدى الحياة،
وزيادة قدرة المدير على الإبداع والتجديد وحل المشكلات ) .
4- ينبغي على المدير أن يعمل على إيجاد زملاء جدد للتعلم، وينبغي أن يقوم هؤلاء الزملاء الجدد بمشاركته الرأي في أهدافه وأغراضه التي تحثه على التعلم .
5- ينبغي على المدير أن يستقي علمه ومعرفته من المادة العلمية واسعة النطاق .
الفصل السادس: القدرة على حل المشكلات
الخطأ الرابع والعشرون: العجز عن إيجاد نوع من الابتكار .
بعض أشهر الأعذار الواهية التي يقدمها الناس لعدم المشاركة في العملية الإبداعية:
• إنني لست مبدعاً:
وهذا عذر غير مقبول فمادام الإنسان يحيا ويتنفس، فهو بالتأكيد مبدع،
فالقدرة الإبداعية توجد في كل شخص منا،
ويخبرنا العلم أنك إذا ضحكت على مزحة، فإنك مبدع.
فإن ذلك الجزء نفسه من أجزاء المخ الذي يفسر المزحة ويتسبب في جعلنا نضحك عليها
هو الذي يقوم بالعملية الإبداعية.
• أنا آسف سوف تفشل فكرتي:
يقول أديسون لقد نجحت في اكتشاف 50000 طريقة لاتفيد في صناعة البطارية القلوية.
• أنا فقط ليس لدي الوقت للإبتكار:
أننا دائماً نجد الوقت للأشياء التي نقدرها ونرغب في القيام بها.
وبمجرد أن تصل العملية الإبداعية إلى هذه القيمة في عقولنا، فسيوجد الوقت الكافي للإبداع.
• إن الإبداع شيئ ليس من المفترض أن أفعله:
الاحتياج إلى العملية الإبداعية أبعد من مجرد طلب العميل لكل جديد وعظيم.
فشركات هذا العصر تحتاج دائماً إلى الإبداع لكي تواكب التغيير والسوق المتقلبة والمتجددة دائما، إلى
جانب الاستجابة لمتطلبات زيادة الإنتاجية في كل قسم من أقسام الشركات.
ودون تدفق أفكار جديدة لتلبية تلك الاحتياجات، ستخسر الشركات قدرتها التنافسية .
نصائح للتغلب على الخطأ الرابع والعشرين:
1- ينبغي على المدير أن يشجع على الإبداع بالاعتراف بالمجهود الإبداعي المبذول، وليس بالمحصلة.
2- ينبغي على المدير أن يقوم بتهيئة بيئة إيجابية تولي اهتماماً كبيراً بحل المشكلات وإبداع الأفكار .
3- ينبغي على المدير أن يٌعرّف الموظفين أنه لاتوجد أفكار سيئة، وعليه أن يقوم بالتأكيد على مفهوم التواصل في الإبداع حيث يبني الناس على أفكار بعضهم البعض.
فبينما تكون الفكرة التي ابتكرت تحمل مزايا قليلة في البداية، يمكن أن تعمل تلك الفكرة على إبداع فكرة أخرى تحمل مزايا أكثر .
4- ينبغي على المدير أن يقوم بتشجيع فريق العمل الخاص به علي ممارسة العملية الإبداعية،
وعلى فترات ينبغي على المدير أن يطرح على فريق العمل مشكلات افتراضية لكي يعملوا على حلها .
5- ينبغي على المدير أن يقوم بتحديد المتطلبات الإبداعية لقسمه.
كما يتعين عليه أن يعلم فريق العمل بأن جزءاً من التقييم السنوي لأدائهم سيعتمد على قدرتهم على إيجاد أفكار جديدة حول تحسين أداء العمل في القسم .
6- ينبغي على المدير أن يسمح للموظفين التابعين له في العمل بأن يحظوا ببعض التسلية في أثناء قيامهم بالعملية الإبداعية .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق