هيكل الوظائف : مفهوم - أهمية – مكونات

أ‌- مفهوم الهيكل الوظيفي :

يعد الهيكل الوظيفي أساس دراسة الوظائف ، ويركز هيكل الوظائف على عنصرين أساسيين هما:

 الفرد ، و محتوى الوظيفة ،

فالفرد يؤدي كل ما تتضمنه الوظيفة من مسؤوليات وواجبات شرط أن تتوفر فيه المؤهلات اللازمة لاشغال الوظيفة .

1- لكل وظيفة من الوظائف درجة و فئة و صنف تنتمي اليه

- فالدرجة تعني" مستوى الصعوبة التي تقع ضمن مجموعة من الوظائف التي تناسبه في درجة الصعوبة والمسؤولية ومطالب التأهيل ومعدلات الأجور ، لكنها تختلف في نوع العمل" .

- الفئة هي " مفهوم مشابه لمفهوم الدرجة مضافاً اليها التشابه في نوع العمل " .

- المهنة هي " مجموعة من الفئات التي تتشابه فيما بينها من حيث نوع العمل ، لكنها تختلف بدرجة الصعوبة والمسؤولية .

- الصنف يمثل الاطار العام الذي يضم الوظائف ذات النشاط المتماثل ( الاطار العام لصنف المهنة ) .

- الوظيفة هي " الخلية الأساسية التي تضم مجموعة من الاختصاصات والسلطات والواجبات والمسؤوليات التي تناط بالفرد العامل الذي تسند اليه الوظيفة "

2- تتدرج الوظائف ضمن الهيكل الوظيفي بتسلسل هرمي ابتداءاً من قمة الهرم الوظيفي المتمثل بالوظائف الادارية العليا حتى قاعدته حيث الوظائف التنفيذية تبعاً لدرجة السلطة والمسؤولية المرافقة لكل وظيفة .

- يشير دايموك Dimock في تعريفه لترتيب الوظائف بأنها عملية تصنيف وتدريج الوظائف بصورة منتظمة وذلك ضمن تدرج رئاسي طبقاً لمسؤولياتها وصعوبتها النسبية .

- الهيكل الوظيفي عبارة عن التسلسل الهرمي للوظائف (بمستوياتها الادارية المتعددة كماً ونوعاً) والمتشابه من حيث الخصائص والواجبات والمسؤوليات ضمن الوحدة التنظيمية الواحدة والتي تشكل بمجموعها الهياكل الوظيفية المكونة للمنظمة التي تتحقق من خلالها أهدافها المرسومة .

ب‌- أهمية الهيكل الوظيفي :

تتجلى أهمية الهيكل الوظيفي من خلال تأثيره المباشر في قدرة المنظمة على تحقيقها أهدافها المرسومة ، اذ يشكل الاطار العام للأداء التنظيمي لكل تشكيل اداري من خلال مجموعة الوظائف (القيادية والتنفيذية والفنية والخدمية) ،

 ويوضح الهيكل الوظيفي الكيفية التي بها تدرج الوظائف ضمن الهرم الوظيفي للمنظمة

لتظهر ثلاثة أنواع من الهياكل الوظيفية هي :

1- هيكل المهن في المنظمة :

اعتماداً على مبدأ التخصص في تقسيم العمل ، يتم تحديد الاختصاصات الوظيفية والمهنية لمختلف النشاطات الادارية والتشكيلات الادارية في المنظمة ،

  اذ تمثل الاختصاصات الوظيفية وظائف المنظمة من تخطيط وانتاج وتسويق وأفراد ورقابة ،

وفي ميدان الاختصاصات المهنية تعبر عن التخصصات المطلوبة من ميكانيك ومحاسبة وإدارة أعمال واقتصاد ...الخ من التخصصات العديدة التي يمكن أن تكون المنظمة بحاجة اليها ،

 ويتم ضمن الهيكل الوظيفي التخصصي ترتيب التخصصات الوظيفية والمهنية ضمن هرم أدائي متكامل لكل وظيفة أو مهنة وحسب درجة أهميتها في المنظمة .

2- هيكل المسميات (الرتب) في المنظمة :

تعبر العناوين الوظيفية عن حقيقة الواجبات والمسؤوليات ودرجة الصعوبة التي تمتاز بها الوظيفة عن بقية الوظائف بالاضافة الى المؤهلات اللازمة لشغلها ،

 أي تطابقها مع محتوى الأداء للوظائف ، وفقاً الى هيكل العناوين

فإنها تترتب وفقاً لمسؤولياتها الأدائية ابتداءاً من قمة الهرم الوظيفي وحتى قاعدته حيث تتسلسل الوظائف من أعلى وظيفة الى أدنى وظيفة .

3- هيكل الأجور في المنظمة :

تعبر الدرجة المالية عن التكلفة المالية التخمينية للوظيفة في المنظمة اذ تترتب وفقاً لتسلسل الوظائف من الحد الأعلى للدرجة الى الأدنى ولمجموعة درجات .

 ويعكس هيكل الأجر درجة التخصصي لها عن طريق بناء الترتيب النسبي للوظائف .

- سمات الهيكل الوظيفي :

لكي يكون الهيكل الوظيفي فاعلا وكفوءاً في تأدية مهماته بتحقيق أهداف المنظمة

 لا بد أن يتسم بالسمات :

1- مبدأ الهرمية (التدرج الرئاسي) : أي تسلسل المستويات الأدائية للوظائف من العليا حيث تتسع الصلاحيات وحتى المستويات الدنيا المنفذة لتلك القرارات .

2- مبدأ التكامل : يتحقق التكامل من خلال عملية ترتيب الوظائف وفقاً لنوع العمل وصعوبته النسبية مقارنة بوظائف أخرى .

3- مبدأ التناسق : يتحقق هذا المبدأ من خلال وضوح العلاقات الأفقية والعمودية التي تربط كل وظيفة مع باقي الوظائف .

4- مبدأ التوافق مع الهيكل التنظيمي : لكي يحقق الهيكل التنظيمي هدف المنظمة يجب أن يستند الى هيكل وظيفي مماثل يضم مجموعة وظائف تتدرج ضمن تسلسل رئاسي ، وبالتالي امكانية تحقيق أهداف المنظمة .

- بناء الهيكل الوظيفي وتصميمه :

يمر بناء الهيكل الوظيفي عبر سلسلة من الخطوات وهي :

1- تحديد هدف المنظمة .

2- وضع الخطط .

3- تقسيم العمل .

4- بناء الهيكل التنظيمي .

5- تحليل العمل .

6- وصف الوظائف .

7- بناء الهيكل الوظيفي وتصميمه .

8- تحديد الملاك .

- تصنيف الهياكل التنظيمية :

لقد قدم منتزبرج ثلاثة تصاميم هي :

أ‌- تصميم البناء البسيط :

ويضم الهيكل الوظيفي مجموعة وظائف متخصصة وبنسب واضحة حيث تمارس مختلف النشاطات (القيادية والتنفيذية والفنية والخدمية والتنسيقية) ، كما أن لكل وظيفة مواقع مركزية واضحة.

ب‌- تصميم الهيكل الميكانيكي :

يتكون الهيكل الوظيفي من وظائف تنفيذية مع عدد محدد جداً من الوظائف القيادية .

ب‌- تصميم البناء المهني :

ويتكون الهيكل الوظيفي من مجموعة وظائف تنفيذية ، وتتقلص الوظائف القيادية والفنية فيه .

ج- مكونات الهيكل الوظيفي :

أ‌- ترتيب الوظائف :

وهي قائمة على أربع مراحل :

1- تجميع الأنشطة التي تتشابه في مستوى ودرجة صعوبة واجباتها ومسؤولياتها وتتشابه في نوع العمل (الفئة) .

2- تجميع الفئات المتشابهة في درجة صعوبتها ومسؤولياتها إلا انها تختلف من حيث نوع العمل الذي تؤديه (الدرجة) .

3- تجميع الفئات المتشابهة في نوع العمل لكنها تختلف في درجة صعوبتها ومسؤولياتها (المهنة) .

4- جمع الوظائف ذات النشاط والعمل المتشابه والمتماثل ضمن ما يطلق عليه (الصنف) .

ب‌- تصنيف الوظائف :

تعد احدى المكونات الأساسية التي يضمها الهيكل الوظيفي ، ويتم من خلالها جمع الوظائف المتشابهة ضمن اطار موحد على اعتبار أن كل وظيفة وفئة ودرجة ومهنة تعود اليه ،

 وتأخذ العملية أحد الأشكال التالية :

1- النموذج البسيط : الذي يتألف من خمسة فئات أو أقل .

2- النموذج المتوسط : الذي يتألف من عشرة مجموعات .

3- النموذج الموسع : الذي يتألف من أكثر من عشرة فئات .

-تدرج الوظائف :

ويقصد به التسلسل الرئاسي للوظائف ، وأن مفهوم تدرج الوظائف يعتمد على طبيعة بناء الهيكل الوظيفي من حيث اعتماده لمفهومين أساسيين هما :

1- المفهوم الموضوعي القائم على أساس مبدأ التخصص للوظيفة الذي يعطي للتدرج مفهوم الترقية ، كما أن الوظيفة ليست حقاً للموظف يناله بمرور سنوات الخدمة ، وانما الخبرة والكفاءة فقط هي التي تؤهله لاشغال وظيفة أعلى .

2- المفهوم الشخصي القائم على أساس مبدأ السلم الوظيفي واعتبار الوظيفة مهنة ، فالتدرج يكون مبنياً على أساس الترقية الى وظائف أعلى ،

 فمحور المفهوم الشخصي هو الرتبة الشخصية للفرد أي درجته المالية ، وهذه الدرجة يتم تحديدها في ضوء مؤهلات وأقدمية الفرد ذاته .

- التكامل الوظيفي :

ويتم من خلال عمليتي الترتيب والتدرج الهرمي للوظائف ولكل مستوياتها الأدائية في المنظمة ، تتضح مبدأ التكامل بين مختلف مستويات الوظيفة الواحدة ،

فتكامل الوظائف يعد أحد مكونات الهيكل الوظيفي المهمة 

لأنه يضم هيكل الوظيفة الواحدة ، كما أنه يحقق مبدأ الموازنة بين السلطة والمسؤولية ،

 حيث أن المسؤولية عن انجاز عمل ما تتطلب أن تقابله السلطة الكافية لانجاز ذلك العمل ،

 وتكون الوظائف متكاملة عندما تتكافأ الواجبات والمسؤوليات مع السلطات والصلاحيات المرافقة لها .

ويظهر من خلال سلم الوظيفية الهندسية أن لها خمس مستويات أدائية حيث تتمثل قمة التركيب الهرمي بأعلى عنوان وظيفي تمتلكه الوظيفة الهندسية ترافقها مسؤوليات وسلطات تتناسب مع المكانة الوظيفية لها ، ثم تندرج المستويات الأدائية تباعاً حتى الوصول الى قاعدة التركيب الهرمي والذي تكون عنده الوظيفة ذات صفة تنفيذية ، حيث تتقلص السلطة المرافقة لها وبذلك يظهر التكامل الوظيفي حجم وعمق كل تخصص في المنظمة.

 - نطاق الوظيفة :

ويقصد به الأسلوب الذي تؤدي به الوظيفة عملاً ما ،

فمفهوم نطاق الوظيفة سيتناول الجوانب التالية :

1- طبقة الوظيفة: تختلف الوظائف فيما بينها من حيث حجم الأنشطة التي تمارسها والتي يتحدد تبعاً لها كون الوظيفة الواحدة وظيفة منفردة ، أي أنها تؤدى بشكل منفرد ، أو مركبة حيث تمتلك الوظيفة مستويات متعددة في الأداء والتعقيد ودرجة الصعوبة ، أو أنها وظيفة متعددة اذ تؤدى من خلال عدة وظائف فرعية .

2- ارتباط الوظيفة: عملية ترتيب الوظائف تخلق نوعاً من الارتباطات الوظيفية بين الوظائف كافة ولجميع مستوياتها ، إذ قد يكون الارتباط عمودياً أو ارتباطاً أفقياً .

3- طبيعة علاقة الوظيفة بالوظائف الأخرى : تتضمن بعض الوظائف مسؤولية الإشراف على أعمال الغير وقد يكون هذا الإشراف تفصيلياً أو إشرافا إداريا فقط ويتطلب ذلك تحليل عناصر العمل المشرف عليه لمعرفة طبيعة الوظائف الواقعة ضمنه مع تحديد عدد الأفراد الخاضعين للإشراف.

4- حجم المسؤوليات وطبيعتها : لكل وظيفة مجموعة مسؤوليات تختلف باختلاف طبيعة المهمات والواجبات التي تؤديها الوظيفة الواحدة ، فهناك المسؤوليات القيادية والإشرافية والتنفيذية والتطويرية ومسؤوليات أخرى .

- فالوظائف إذاً ثلاث أنواع : وظائف منفردة ، وظائف متعددة ، وظائف مركبة ،

 فالوظيفة المنفردة تمتاز بما يأتي :

1- ارتباطها منفرد: فوظيفة مهندس التدفئة والتبريد في منظمة ما ، ليست لها علاقة ترابطية مع الوظائف الأخرى ، وانما ارتباطها يكون بجهة محددة ، ويسمى ارتباطها بالارتباط المنفرد .

2- طبيعية العلاقات مع الوظائف الأخرى : تمتاز تلك الوظيفة في عدم اشرافها على وظائف أخرى سواء تلك التي تقع بنفس مستواها الاداري أم أعلى أو أدنى منها .

3- حجم المسؤوليات وطبيعتها : يكون لتلك الوظيفة واجبات ومسؤوليات تنفيذية

 أما بالنسبة إلى الوظائف المتعددة

 فمثالها واضح في وظيفة تسجيل المراسلات حيث ترتبط مع الوظائف التي تتفرع من الوظيفة الرئيسية 

وبذلك يكون :

أ‌- ارتباطها تكاملي أفقي.

ب‌- طبيعة العلاقة مع الوظائف الأخرى.

ت‌- حجم المسؤوليات وطبيعتها .

http://boxiz.com/blogs/2552/