الاثنين، 17 أبريل 2017

إجراءات جرد المستودعات الحكومية

إجراءات الجرد

بعد الإعداد لعملية الجرد 

والتوقيع على آخر مستند استلام وآخر مستند صرف 

وقفل أرصدة الأصناف في بطاقات الصنف

والتحفظ عليها مع المستندات األخرى... 

تقوم لجنة الجرد 

بجرد أصناف المخزون صنفاً صنفاً دفعة واحدة أياً كان موقعه

حسب ترتيب الصنف في المجموعة التصنيفية لتسهيل مهمة الجرد 

وذلك وفق وحدة إثباته في النماذج المستودعية.

كما تقوم لجنة الجرد 

بإثبات الموجود الفعلي لكل صنف في الحقل المخصص لذلك 

على نموذج استمارة الجرد.

وبعد إتمام عملية الجرد تقوم اللجنة 

بمساعدة المسئول عن بطاقات الصنف 

أو المسئول عن غرفة الإمداد والطوارئ أوالموقع 

بإثبات رصيد الصنف الذي تم جرده من واقع بطاقات الصنف 

أو الكشف الأسبوعي لحركة الصنف 

أو النماذج المستودعية والمستندات المؤيدة 

في الحقل المخصص لذلك على استمارات الجرد.

وإذا أسفرت عملية الجرد الفعلي 

عن وجود زيادة أو نقص في بعض الأصناف 

يعاد جردها مرة ثانية، 

وفي حالة التأكد من ذلك 

يتم إثبات الفروق 

في الحقلين المخصصين بالنقص أو زيادة على نموذج استمارة الجرد ، 

ثم تبحث لجنة الجرد أو القائمين به في أسباب الفروق 

عن المسئولين عن المستودعات أو أي موظف آخر له علاقة بالأمر.

كما تقوم لجنة الجرد أو القائمين به 

وكل من المسئول عن بطاقات الصنف وأمين أو مأمور المستودع 

بالتوقيع على صحة الجرد وإجراءاته في استمارات الجرد وصورها.

وعلى لجنة الجرد أو القائمين به 

الرجوع إلى إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون 

أو وحدة الجرد إن وجدت، 

بمطابقة بعض أو كل أرصدة الأصناف الثابتة في استمارات الجرد 

على ما هو ثابت منها في بطاقات مراقبة الصنف

 أو النماذج المستودعية المثبتة في تاريخ الجرد 

للتحقق من سلامة القيود 

ثم تعد تقريراً ثم ترفع توصياتها بنتائج الجرد نهائياً 

متضمناً كافة الأوراق

 إلى كل من ديوان المراقبة العامة ووزارة المالية والاقتصاد الوطني 

وفقاً لما هو وارد في المادة (28 )من هذه القواعد. 

وفي حالة إتباع الجرد الكلي 

يكون غلق أبواب المستودعات 

بإشراف لجنة الجرد عقب انتهاء العمل في كل يوم 

وكذا عند فتح أبواب المستودع في يوم العمل التالي.

ويجوز أثناء الجرد 

استلام وصرف أصناف في الحالات الضرورية 

بإشراف لجنة الجرد 

التي عليها إثبات ذلك في تقريرها 

مع إجراء القيود المستودعية فور الانتهاء من عملية الجرد.