الخميس، 19 يناير 2017

قائمة استقصاءات نظام الرقابة الداخلية



أسم المنشـــأة :-
السنة الماليـــة:-
ت الســـــــــــــــؤال الإجابـــــــــة
نعم لا

الأمــــــــــور العامة

هل يوجد لدى المنشأة نظام داخلي ؟
هل توجد لوائح تحريرية باختصاصات وصلاحيات الإدارات المختصة ؟
هل هناك نظام يضمن تحديد البدائل عند غياب الموظفين ؟
هل تتبع المنشأة خطة لتغير الموظفين على فترات دورية وبما لا يؤثر على سير العمل؟
هل يتم تغير اللجان بصورة دورية ؟
هل هناك نظام لقياس الأداء داخل المنشأة ؟
هل يوجد لدى قسم التدقيق الداخلي دليل للإجراءات وبرامج عمل واضحة ؟
هل يقوم قسم التدقيق الداخلي بأعداد تقارير دورية الى الإدارة ؟
هل أن أعمال قسم التدقيق تغطي كافة نشاطات المنشأة ؟
هل أن تعيـين المـوظفين الجـدد لا يـتم ألا بعـد حـدوث شـاغر فـي المـلاك
وتوفـــــــر الاعتماد اللازم للصرف ؟
هل تستخدم المنشأة نظام الترقيم المسبق للسجلات ؟
هل تتبع المنشأة نظام التأمين على موجوداتها ؟
هل تم التأمين ضد خيانة الأمانة على الموظفين الذين بعهدتهم موجودات وأموال
هل تتبع المنشأة نظام الميزانيات التقديرية ؟هل تتبع المنشأة نظام الجرد المستمر ؟
هل يتم ملاحظة حالات المادة كونها متضررة أو تالفة أو بطيئة الحركة أثناء عملية
الجرد ؟
هل يجري تسجيل المعاملات المالية يوميا" في السجلات ؟
هل تقوم المنشأة باعتماد نظام كلفة لغرض تحديد كلفة الأنشطة ؟
هل يتم التعيين في الوظائف على ضوء الاختصاص الوظيفي بما يتلاءم بين
الاختصاص العلمي والوظيفة ؟
هل توجد خطة واضحة لتدريب الموظفين ؟
هل توجد سجلات للسيطرة على المستندات المهمة غير المستعملة وهل يتم الربط
بينهما وبين استعمال المستندات لأغراض المنشأة ؟
هل يتم الالتزام بتوزيع نسخ المستندات على الأقسام وذات العلاقة ؟
هل يتم الاحتفاظ بأختام المنشأة لدى جهة مختصة ؟
هل تم تعيين مفتش مالي في المنشأة ؟
هل تقوم الجهة القطاعية بأجراء زيارات تفتيشية للمنشأة ؟
هل تقوم الجهة الصحية بأجراء زيارات تفتيشية للمنشأة ؟


ت الســـــــــــــــؤال الإجابـــــــــة
نعم لا

أولا :- الموجودات الثابتة

هل تقوم المنشأة بمسك سجلات تفصيلية بالموجودات الثابتة ؟
هل تتضمن السجلات البيانات التالية الموجودات الثابتة :-
- مواصفات الموجودات الثابت .
- تاريخ الشراء .
- تاريخ الاستخدام .
- موقع أو مكان تواجد الموجود .
- الرقم الرمزي للموجود .
- الاندثارات السنوية المتراكمة .
- تاريخ الاستبعاد أو الشطب .
هــــل هناك سياسة ثابتة تسيــــر عليها المنشأة فيما يتعلق باسـتهلاك
الموجودات الثابتة ؟
هل يتم أجراء المطابقة بين السجلات والأستاذ العام دوريا" ؟
هل أن الأراضي والعقارات مسجلة بأسم المنشأة في دوائر التسجيل العقاري ؟
هل أن السيارات مسجلة بدوائر المرور ؟
هل تحتفظ المنشأة بملفات الموجودات الثابتة المهمة ؟
هل يوجد نظام مبرمج لصيانة الآلات والمعدات ووسائط النقل ؟
هل يتم مسك سجلات عهدة بالموجودات لدى الموظفين ؟
هل يتم مسك سجلات من قبل الأقسام بالموجودات لديهم ؟
هل اتخذت المنشأة الإجراءات المناسبة لحماية موجوداتها من أخطار
الحريق والتلف وسوء الاستعمال ؟
هل توجد رقابة على الموجودات المستهلكة ؟
هل هناك ميزانية تقديرية للنفقات الرأسمالية ؟
هل يتم شراء الموجودات الثابتة استنادا" الى الموازنة الرأسـمالية للمنشأة ؟
هل يوجد نظام رقابة على الموجودات المسحوبة من العمل ؟
هل تستخدم المنشأة نظام لترميز موجوداتها ؟
هل تعتمد عمليات الاستبعادات من حسابات الموجودات الثابتة من رئيس
مجلس الإدارة أو موظف مسؤول ؟


ثانيا" : المخـــــزون

هل يوجد قسم خاص للحسابات المخزنية ؟
هل أن كل مخزن بعهدة أمين مخزن مسؤول ؟
هل أن أمناء المخازن من ذوي الاختصاص بالأعمال المخزنية ؟
هل يتم مسك بطاقات مخزنية من قبل أمين المخزن ؟
هل يتم الاستلام بواسطة لجنة خاصة بالاستلام والفحص ؟
هل يتم تنظيم مستند استلام أو صرف مخزني لكل عملية وعند وقوع العملية مباشرة ؟
هل أن الصرف من المخازن لا يتم ألا بعد :-
- تقديم طلب من القسم المختص .
- تصديق مدير المخازن أو الشخص المسؤول .
هل يوجد قسم خاص للحسابات المخزنية ؟
هل يتم أجراء المطابقة الدورية بين بطاقات الصنف في المخازن
وبطاقات قسم الحسابات المخزنية ؟
هل تشمل سجلات الحسابات المخزنية كافة مخازن المنشأة ؟
هل تقوم إدارة المخازن بأعداد تقارير عن :-
- المواد الراكدة .
- المواد التالفة والمتضررة .
- المواد التي تصل الى حد الطلب .
هل يوجد نظام لشطب المواد التالفة ؟
هل يتم جرد كافة المواد المخزنية ؟
هل أن المشاركين في الجرد ليس لهم علاقة بالحيازة المخزنية والسجلات المخزنية ؟
هل توجد تعليمات واضحة لعملية الجرد ؟
هل أن كافة المواد المخزنية مسعرة ؟
هل يتم فصل المواد المستعملة والقديمة وعدم خزنها مع المواد الجديدة ؟
هل يتم تدقيق قوائم الجرد من قبل التدقيق الداخلي ؟
هل يتم أجراء المطابقة بين نتائج الجرد والسجلات المخزنية والمالية ؟
هل توجد وسائل حماية كافية للمخازن ؟
هل أن المواد مرتبة بشكل يسهل عملية عدها وجردها ؟
هل يتم توزيع نسخ مستند الصادر المخزني على الأقسام ذات العلاقة ؟

ثالثا" : المشــــتريات

هل يوجد إدارة خاصة للمشتريات في المنشأة ؟
هل أنها مستقلة عن القسم المالي وقسم المخازن ؟
هل توجد موازنة للمشتريات ؟ وهل أنها محددة على أسس واضحة ؟
هل يتم تنظيم طلب شراء ؟
هل ينظم طلب الشراء من قبل :-
- القسم المختص .
- قسم المخازن .
- السيطرة المخزنية .
هل تنفذ طلبات الشراء بعد التأكد من توفر الاعتماد اللازم ؟
أو تأييد عدم توفر المواد في المخازن ؟
في حالة ارتباط المنشأة بعقود شراء هل يتم فتح سجلات لكل مجهز
لأغراض المتابعة ؟
هل يتم التقيد بالشراء أو توجد تعليمات واضحة تحدد الشراء بالصيغ التالية :-
- العروض .
- المناقصات .
- اللجان .
هل يتم مسك سجلات للعطاءات الواردة ؟
هل توجد لجنة خاصة لتحليل العروض ؟
هل يتم تنظيم محضر خاص بالورق والمناقصات لتحديد المجهز المفضل ؟
هل يتم تحديد المواصفات بدقة للمواد المطلوب شرائها ؟

رابعا" : الاستثمارات

هل تحتفظ المنشأة بسجل تفصيلي بالاستثمارات التي تملكها ؟
هل تحتفظ المنشأة باستثماراتها :-
- بمكان أمين بالمنشأة ( خزينة مثلا" ) ؟
- لدى أحد البنوك ( بصفة أمانة ) ؟
هل تجرد الأوراق المالية دوريا" بواسطة لجنة ليست لها علاقـة بقيـد بـسجل
الاستثمارات ؟
اعتماد شراء وبيع الأوراق المالية هل هو من اختصاص :-
- مجلس الإدارة ؟
- موظف مسؤول بالمنشأة ؟
هل هناك رقابة فعالة تكفل ضمان تحصيل الإيرادات المستحقة ؟

خامسا" : النقــــــــود

هل أن اختصاص أمين الصندوق أو المشرف على استلام النقد مستقل عن
التسجيل في السجلات وأعداد قوائم المبيعات وأعداد الشيكات ؟
هل تستعمل قاصة حديدية لحفظ النقود ؟
هل يستخدم سجل محاسبة ١٦ للسيطرة على وصولات القبض غير المستعملة ؟
هل يتم حفظ وصولات القبض لدى موظف مسؤول غير أمين الصندوق؟
هل تقوم لجنة مختصة بفحص وصولات القبض من حيث الطبع واستلامها ؟
هل يوجد حد أعلى لحفظ المبالغ النقدية في الصندوق ؟
هل يتم استخدام القاصة لحفظ مبالغ أخرى مثل الرواتب وسلف النثرية ؟
هل تستلم الشيكات الواردة من قبل شخص غير أمين الصندوق ؟
هل يتم أعداد كشف بالشبكات الواردة تعطى نسخة منه إلى الحسابات المالية ؟
هل يقوم أمين الصندوق بمسك سجل بالمقبوضات والنفقات النقدية ؟
هل يتم ترصيد هذا السجل ومطابقته يوميا" مع الموجود النقدي ؟
هل يتم تدقيق دوري ومفاجئ من قبل التدقيق الداخلي ؟
هل يجري مطابقة دورية بين سجل أمين الصندوق والأستاذ العام ؟
هل يقوم أمين الصندوق بالإيداع بصورة يومية أو عند وصول المبلغ إلى
حد معين ؟
في حالة وجود فروع هل تقوم بإيداع المبالغ في حسابات غير قابلة للسحب ؟
هل توجد تعليمات تمنع استخدام المقبوضات لدفع الأجور النقدية أو
الشيكات الشخصية ؟
هل تستخدم طريقة تسطير الشيكات المرسلة بالبريد ؟
هل يتم الاحتفاظ بالشيكات البطالة ؟
هل أن مطابقة كشف المصرف تم من قبل شخص لاعلاقة له بتحليــــل
حساب المصرف أو أعداد الشيكات والتوقيع عليها ؟
هل يتم متابعة حساب الشيكات برسم التحصيل بصورة دورية ؟
هل يتم فحص فسائم الإيداع المختوم من قبل المصرف مع ســـجل يومية
الصندوق ؟

سادسا" : الحسابات المدينة والدائنة

هل أن الموظف المسؤول عن مسك حسابات العملاء ليس له علاقة بـ
- أمانة الصندوق .
- إرسال واستلام كشوفات العملاء والمجهزين .
- تحليل أعمار الديون .
- اعتماد الديون المعدومة .
- اعتماد الخصومات والسماحات .
هل يتم مسك سجلات للسيطرة على الحسابات المدينة ؟
هل تجري مطابقة هذه السجلات شهريا" ؟
هل يتم إرسال كشوفات دورية للعملاء والمجهزين ؟
هل يتم تغيير ماسكي دفاتر الأستاذ دوريا" ؟
هل أن شطب الديون يتم من قبل الإدارة العليا ؟
هل يوجد موظف خاص لمتابعة تحصيل الديون ؟
هل يتم إيقاف التعامل مع العملاء الذين يقدمون شيكات بدون رصيد ؟

سابعا" : رأس المال والاحتياطات

هل تم دفع كامل رأس المال للمنشأة ؟
هل تقوم المنشأة بمسك سجلات بتفاصيل رأس المال ؟
هل تتضمن السجلات حركة المبيعات والمشتريات لأسهم المنشأة ؟
هل يتم مطابقة هذه السجلات مع سجل الأستاذ العام ؟
هل يتم الربط بين رأس المال والأرباح غير الموزعة ؟
هل يقوم قسم التدقيق الداخلي بتدقيق حركة رأس المال خلال السنة ؟
هل يتم مطابقة حركة رأس المال مع التأييدات من سوق بغداد للأوراق
المالية ؟
هل يتم حفـظ شـهادات الأسـهم وختـــم المنـشأة لـدى شـخص مخـول
غيـــــــر المسؤول عن حسابات المساهمين ؟
هل يقوم سوق بغداد للأوراق المالية بتدقيق حركة رأس المال بصورة
دورية ؟
هل أن الاحتياطات مستخدمة بموجب القانون ؟

ثامنا" : المبيعــــات

هل أن قوائم المبيعات مسيطر عليها بموجب سجل محاسبة ١٦؟
هل يوجد فصل بين الوظائف التالية :-
- أعداد قوائم المبيعات .
- التحصيل .
- مسك حسابات العملاء .
- الشحن أو البيع .
هل توجد لدى المنشأة سياسة واضحة لأسعار وشروط البيع ؟
هل تدقق قوائم المبيعات حسابيا" قبل إصدارها ؟
هل يجري المطابقة بين قوائم المبيعات اليومية وسجل الصندوق ؟
هل توجد جهة مسؤولة عن تحديد البضائع التالفة والمتضررة ؟
هل تمسك المنشأة يومية مستقلة للمبيعات الآجلة ؟
هل أن الخصومات تمنح بموافقة جهة مخولة ؟
هل هناك رقابة فعالة على المبيعات آلاتية :-
- المبيعات المتعلقة بموظفي المنشأة .
- مبيعات الأصول الثابتة .
- مبيعات الخردة .
- المبيعات النقدية .

تاسعا" : الرواتب والأجور :-

في حالة استخدام الحاسبة هل يتم أعداد استمارات إدخـال مـن قبـل شـخص
مسؤول ؟
هل يقوم قسم الرواتب بأعداد بطاقة سنوية لكل منتسب ؟
هل يتم دفع الرواتب بأشراف مدير القسم أو التأكد من هوية المنتسب ؟
هل يتم تدقيق قوائم الرواتب من قبل قسم التدقيق الداخلي قبل العرض ؟
هل يتم المصادقة على قوائم الرواتب من قبل مدير الحسابات ؟
هل يتم إعادة الرواتب من لم يحضر أصحابها لاستلامها مباشرة ؟
هل يتم استخدام قوائم صرف رواتب منفردة ؟
هل يتم مسك سجل للسيطرة على الاستقطاعات ؟
هل يتم تسديد الاستقطاعات شهريا" ؟
هل يقوم قسم التدقيق الداخلي بأجراء مطابقة دورية بين أسماء وأعداد الموظفين
بموجب قوائم الراتب وسجلات الأفراد ؟
هل يتم مسك سجل للسيطرة على الدوام الإضافي ؟
هل يتم صرف أجور العمل الإضافي مع قوائم الرواتب ؟


عاشرا" : المستلزمات السلعية والخدمية

هل تخضع المواد المصروفة للأقسام إلى رقابة مد راء الأقسام ؟
هل توجد رقابة للتأكد من أن المواد المصروفة استعملت للأغراض التي صـرفت
من اجلها ؟
هل يتم القيام بالفحص الدوري لأجراء المطابقة بين الكميات المـستعملة فعـلا"
والكميات القياسية للمنتجات النهائية ؟
هل أن مخلفات الإنتاج مسيطر عليها ؟
هل يوجد توصيف للمواد الأولية اللازمة للإنتاج ؟
هل توجد متابعة للتقصي عن التلف ؟
هل أن طلبات المواد مدروسة ؟
هل أن الطلب تم بناء على موازنة تخطيطية ؟
هل يتم استحصال الموافقات في حالة وجود طلبات إضافية ؟
هل تستخدم المنشأة نظام العقود للحصول على الخدمات ذات الحاجة المستمرة؟
هل تستخدم المنـشأة وسـائل وإجـراءات دقيقـة لتحديـد حـصة الـشركات
مــــــن المصاريف والخدمات المشتركة ؟
هل توجد رقابة للتأكد من أن المبالغ المصروفة لقاء المستلزمات الخدميـة هـي
عند خدمات مؤداه فعلا" ؟
هل يتم الاعتماد على مقارنة المصروفات المتحققة مع الموازنة التخطيطية ؟
هل يتم مسك سجلات للسيطرة على مصروفات الصيانة ؟
هل توجد خطة للصيانة ؟

أحد عشر : الحاسبة الإلكترونية

هل أن وظيفة أعداد البرامج منفصلة عن وظيفة التشغيل ؟
هل أن وظيفة الاحتفاظ بالملفات والسجلات موكلة بأمين مكتبة ؟
هل توجد رقابة على :-
- المدخلات .
- تصحيح الأخطاء .
- المخرجات .

هل توجد إجراءات كافية لحماية الملفات والـسجلات والأجهـزة مــن التلـف
والتلاعب ؟
هل يتم الاحتفاظ بصورة من الملفات والسجلات في مكان أمين خارج موقع
الحاسبة ؟
هل تخضع مكونات الملف الرئيسي للتدقيق الدوري ؟
هل أن تعديل البرامج يتم بموافقة الإدارة العليا ؟
هل توجد تعليمات لدى إدارة الحاسبة لضمان حسن الأداء مثل :-
- تعليمات تشغيل الجهاز .
- نظام الموافقة على تعديل البرامج .
هل توجد رقابة على توزيع المخرجات على الإدارات المختصة ؟

اثنا عشر: الإنتاج

هل يوجد تحديد للطاقات التصميمية والمتاحة في المنشأة ؟
هل تم أعداد خطة للإنتاج ؟
هل توجد تحديد لمواصفات وكميات المواد الأولية اللازمة للإنتاج ؟
هل يتم تحديد الأشخاص المخولين بطلب سحب المواد من المخازن ؟
هل توجد سجلات كافية للسيطرة على الإنتاج ؟
هل يتم تحديد شطب التلف المسموح به بموجب دراسات وافية ؟
هل توجد إجراءات جدية لتحديد التلف غير الاعتيادي ؟
هل توجد متابعة جدية للسيطرة على نوعية الإنتاج ؟
هل يوجد نظام لصيانة المكائن والمعدات المستخدمة في الإنتاج ؟
هل تم تأمين وسائل الحماية من الحريق والحوادث ؟
هل يوجد نظام للسيطرة على مخلفات الإنتاج ؟
هل يوجد نظام واضح لتحديد كلف الإنتاج ؟
هل يتم جرد البضاعة تحت الصنع وأخر المدة في نهاية الفترة المالية ؟
هل يوجد نظام لأعداد التقارير عن الإنتاج يتضمن ما يلي :-
- تقارير كلفة المواد القائمة وكمياتها .
- تقارير عن الوقت الضائع .
- تقارير عن عطلات المكائن .
- تقارير عن اختلاف المواصفات للإنتاج .
- تقارير إحصائية عن الإنتاج ومقارنته بالمخطط .

ت الســـــــــــــــؤال الإجابـــــــــة
نعم لا

ثلاثة عشر : الرقابة الإدارية

هل توجد أهداف محددة للمنشأة ؟
هل تم رسم سياسات واضحة لتحديد الأهداف ؟
هل تم رسم هيكل تنظمي وتحديد خطوط اتصال عمودية وأفقية ؟
هل تم أعداد أوامر إدارية مكتوبة تحدد واجبات موظفي المنشأة ؟
هل يوجد نظام لتحديد أساليب تقيم الأداء للعاملين ؟
هل يوجد وصف مفصل لكل وظيفة ؟
هل يوجد نظام لتحديد اللجان الدائمية ؟
هل يتم تغير واجبات الموظفين باستمرار ؟
هل يرتبط قسم التدقيق الداخلي بإدارة العليا ؟
هل يشمل برنامج التدقيق أنشطة المنشأة كافة ؟
هل تم أعداد تقارير عن الأنشطة إلى الإدارة العليا ؟
هل تم تدقيق الأعمال اللاحقة إضافة إلى السابقة للصرف ؟
هل تقوم المنشأة بمسك سجل للملاك ؟
هل يتم مسك أضابير شخصية للموظفين ؟
هل يتم أعداد تقارير عن دوران العمل في المنشأة ؟
هل يتم ربط العلاوات والترفيعات بنظام الحوافز ونظام تقييم العاملين ؟
هل يوجد تحديد لملاكات العمل ؟

http://www.d-raqaba-m.iq/pdf/istiqsa_list.pdf