الاثنين، 17 يوليو، 2017

الأرشيف الرقمي الإلكتروني‏..‏ الآن وليس غدا



بقلم‏:‏ حازم حسن صبحي

وكيل بمجلس الدفاع الوطني سابقا

42919 ‏السنة 127-العدد 2004 يونيو 9 ‏21 من ربيع الاخر 1425 هـ الأربعاء


تهدف التكنولوجيا الرقمية الي تحقيق قدرة أكبر للمؤسسة للسيطرة علي إدارة المعرفة بها

بما يحقق كفاءة أكبر في عملية اتخاذ القرار وتفادي المخاطرة واقتناص الفرص‏.‏

ويقصد بالمؤسسة هنا

كافة الكيانات الأقتصادية بدءا من الشركات الصغيرة وحتي أجهزة الدولة والشركات العملاقة‏.‏

ويتم تحقيق أدارة المعرفة من خلال عبور عدة مستويات‏.‏

يأتي في بدايتها النظم الآلية لإدارة الوثائق

والتي تسمي أيضا بنظم الأرشيف الإلكتروني وإدارة الحركة الوثائقية

ويلي هذا المستوي الدخول في مرحلة بناء قواعد البيانات وأدارتها

تمهيدا للوصول الي المرحلة الأكثر أهمية

وهي نظم دعم ومساندة اتخاذ القرار‏.‏

أن ما يسمي بنظم الأرشيف الإلكتروني وإدارة الحركة الوثائقية

يعتبر التطبيق الأساسي للدخول في عالم المعلوماتية وتطوير العمل في المؤسسة‏.‏

يعتمد منطق هذه النظم علي تسجيل كافة البيانات التي ترد الي المؤسسة أيا كانت‏

(‏ مكاتبات ـ تقارير ـ صحافة ـ بريد ورقي ـ بريد إلكتروني ـ وثائق مرئية ـ وثائق سمعية‏...)‏

علي الحاسب

ويتم ذلك عادة 

باستخدام تكنولوجيا المسح الضوئي‏Scanning‏

أو أي وسيلة إدخال تتفق مع طبيعة البيانات الواردة‏.‏

وينسي الكثير من المعترضين علي نظم الأرشيف الإلكتروني وإدارة الحركة المستندية

أن النظم الآلية بطبيعتها تقوم بتسجيل كل ما يدور عليها من تصرفات

حتي ولو كانت تصرفات خاطئة أو عبثية

وهذا يشكل في حد ذاته رادعا كافيا لكل من يفكر ان يمارس هذه التصرفات عمدا

لان هذا السجل‏LogFile‏ تتم أتاحته بصفة دورية مستمرة لمسئولي إدارة النظام

للتأكد من صلاحية النظام وأمن تشغيله‏.‏


إلا أن الفائدة الكبري للنظم الآلية لإدارة الوثائق

تكمن في قيامها بكفاءة بحفظ وصيانة التراكم الكمي الضخم للوثائق

فيما أصبح يسمي الأرشيف الإلكتروني‏.‏

وقد ساعد علي ذلك ان تكنولوجيا التخزين الآلي

أصبحت تسمح بحفظ واسترجاع كميات ضخمة من الوثائق والأوراق تصل الي الملايين‏.‏

فإذا أضيف إلي هذا الحفظ الضخم

الإمكانات الآلية للتعامل والتي تعتمد علي نظم التكشيف والفهرسة الحديثة

المستخدمة للكلمات الدالة أو الكلمات المفتاحية

أصبح من الممكن تحقيق هدف كان شبه مستحيل في ظروف العمل بالأرشيف الورقي

حيث لا يستطيع المرء الا ان يتعامل مع مجموعات ضخمة من الوثائق عند الاسترجاع

تحفظ في ملف ورقي

يشكل عنوانه الحد الأدني لإمكانية توجيه سؤال موضوعي للأرشيف الورقي‏.‏

إما في نظم الأرشيف الالكتروني

فأن الحد الأدني للسؤال هو الكلمة الواحدة‏ (‏ التي تسمي بالكلمة الدالة‏)‏

فيقوم النظام الآلي باسترجاع كل الوثائق التي بها هذه الكلمة

فإذا تم الربط بين هذه الكلمة وكلمات أخري لتحديد السؤال بدقة

‏(‏ ويتم الربط باستخدام الأدوات المنطقية‏...‏ أو ـ و ـ لا‏...)‏

تكون إجابة النظام أكثر دقة وتحديدا‏...‏

وهكذا حتي يصل الباحث أو صاحب السؤال إلي أحسن إجابة تتفق مع احتياجه‏.‏

وهذا الهدف يستغرق عادة جهدا ووقتا طويلا في التعامل الورقي مع الوثائق والبيانات‏.‏

وقد تفوقت النظم الآلية للأرشيف الإلكتروني بدرجة كبيرة في أساليب الاسترجاع هذه

وأصبحت تتسابق فيما بينها في تحقيق أدق الإجابات‏ (‏ أي دون زوائد غير مفيدة‏)‏ 

وأشمل الإجابات‏ أي دون نقصان أو سقوط أي وثيقة‏).‏


وإذا كانت هذه هي الفائدة الكبري لنظم الأرشيف الإلكتروني

فأن هناك فوائد أخري فرعية 

مرتبطة بالحفظ التراكمي للبيانات أو الأرشيف الإلكتروني

وفي مقدمتها‏:‏

إن ما توفره نظم الحفظ الرقمية والأرشيف الألكتروني للمؤسسات

يضمن لهذه الكيانات الحركة بفاعلية في مجالات وأسواق أصبحت أكثر شراسة عن ذي قبل

وأصبح توقع المخاطر أمرا مهما لدرئها وتوقع الفرص أمرا مهما لاقتناصها

وبدون تحقيق هذا المستوي من التعامل

تصبح المؤسسة ككل عرضة للفشل أو الخروج من السوق‏.‏

ولن يستطيع متخذو القرار التجاوب مع المتغيرات المحيطة بهم بالسرعة المطلوبة

الا بالانتقال الكامل الي نظم الأرشيف الرقمية الألكترونية

وأي تأخر في اتخاذ القرار هو إضاعة للوقت وتحميل علي التكاليف الحاضرة والمستقبلية

وتعريض كيان المؤسسة ككل لمخاطر أكثر وضياع للفرص‏.‏


وليكن معلوما

أن المطلوب ليس القفز مباشرة نحو ما يسمي نظم قواعد البيانات أو دعم مساندة القرار

لان هذا يشبه القفز فوق الأسوار

فهذه النظم تعتمد علي سيطرة المؤسسة علي بياناتها وتحليل دقيق لعناصرها

وهو ما يتحقق في نظم الأرشيف الإلكتروني أولا ويليه الدخول في النظم الأخري‏.‏


لقد كان بيل جيتس رئيس شركة ميكروسوفت الأمريكية موفقا للغاية

في كتابة المشهور البيرنس بسرعة الفكر‏.‏

عندما وصف تطوير العمل بالمؤسسة

من الحالة الورقية الي الحالة الرقمية

بأنه يشبه إنشاء الجهاز العصبي الرقمي للمؤسسة‏.‏

الذي يجعل المؤسسة ككل تتحرك إزاء المتغيرات المحيطة بها بسرعة وكفاءة تعادل سرعة الفكر‏.‏

وقد يتبادر الي ذهن البعض

ان استخدام التكنولوجيا الرقمية يعني التخلي الكامل عن التعاملات الورقية

الا اننا نسرع بنفي ذلك‏...‏

فالورق سيبقي ولكن في حالات قليلة قد ترتبط بعقود أو مواثيق

يتطلب الأمر الحفاظ علي أصولها الورقية لضمان الحقوق القانونية‏.‏

إلا أنه حتي هذه الأمثلة

فأنها أيضا تتجه الي الزوال مع تطور التكنولوجيا الرقمية الي أجيال جديدة أكثر قوة وكفاءة

وتحقق المطلوب في حدود الفكر الورقي

وتزيد عليه بالقدرات الفائقة للفكر الرقمي‏.‏

http://www.ahram.org.eg/Archive/2004/6/9/Opin9.htm