الجمعة، 11 أبريل، 2014

مسك الدفاتر Bookkeeping


في مجال التجارة و المال و الأعمال بصفة عامة،

 توجد معاملات تفصيلية تتم يومياً و آنياً،

 أحياناً ينظر إليها من العامة على أنها هامشية،  و لكن من الضروري تسجيلها و ضبطها؛

على سبيل المثال: 

عند التعامل بالسحب أو الإيداع من خلال موظف البنك أو  ماكينة الصرف الآلي،

 يتسلم العميل إيصال مسجل عليه بيانات مختلفة و متعددة

 تشمل: 

رقم الحساب، رقم الماكينة، توقيت و تاريخ التعامل، مبلغ التعامل، الرصيد ....إلخ،

 هذه البيانات من الضرورة لإثبات و لحفظ حقوق جميع الأطراف، مع ضمان الشفافية و الوضوح،

 كذلك تعد ضمن  بيانات  مرجعية تستخدم مستقبلاً في إعداد التقارير و البيانات المالية المختلفة.

 
مسك الدفاتر 

هو تسجيل المعاملات المالية  التي تشمل جميع أنواع حركة العمل و المعاملات

من المبيعات، المشتريات، والدخل، المقبوضات والمدفوعات من قبل فرد أو  منظمة،

 و عادة ما يتم إجراء مسك الدفاتر من قبل موظف

 يسمى:

 "ماسك دفاتر "Bookkeeper، 

ومن الأخطاء الشائعة اعتقاد البعض،


 أن مسك الدفاتر والمحاسبة نفس الشيء؛

 هذا الارتباك أمر مفهوم،

 لأن عملية المحاسبة تتضمن، ضمن أنشطتها المتعددة، وظيفة مسك الدفاتر،

 ولكن مسك الدفاتر مجرد جزء واحد من عملية المحاسبة؛

 فالمحاسب

 يقوم بإنشاء تقاريره المختلفة و تنظيمها  بُناءً على المعاملات المالية المسجلة مسبقاً

 بواسطة الموظفين القائمين بأعمال مسك الدفاتر.


العلاقة بين المحاسبة و مسك الدفاتر: 

 مسك الدفاتر أحد عناصر عملية المحاسبة،

 فما يُسجل في الدفاتر من بيانات مالية، هو أساس إعداد التقارير المالية المختلفة

 التي يقوم بإعدادها 

فئات المختلفة من المحاسبين؛

المراجعة المالية، التحليل المالي...إلخ،

مع العلم، أنه إذا كانت الشركة صغيرة و المعاملات بسيطة نسبياً،

 فقد يكون نظام مسك الدفاتر

هو كل ما تحتاج إليه الشركة في نظامها المحاسبي.

السجلات المالية: 

 كل ما له علاقة بسوق المال،

و كل ما يُعتمد عليه في الحسابات المالية، يعتبر دفتر أو سجل مالي؛

 من أمثلة الدفاتر المالية:

1- سجل الصادر: 

يسجل فيه ما يخرج من خامات أو منتجات بصفتها العينية.

2- سجل المبيعات: 

يسجل فيه القيمة النقدية المستلمة لما يتم بيعه نقديا من خامات أو منتجات

و يلازم و يتوافق مع سياق سجل الصادر.

3- سجل الوارد: 

يسجل فيه ما يدخل من خامات أو منتجات بصفتها العينية.

4- سجل المشتريات: 

يسجل فيه القيمة النقدية لما يتم شراؤه نقدياً من خامات أو منتجات

و يلازم و يتوافق مع سياق سجل الوارد.

5- سجلات الخصومات:

يوجد أنواع مختلفة من الخصومات؛

قد تكون خصومات الاستهلاك، الضرائب، الخسائر الغير متوقعة، المرتبات، العمولات ....إلخ،

ولكل سجل نظامه و فنياته الخاصة.

6- سجلات خاصة بتشغيل القوى البشرية: 

حيث يحتسب على أساسها الأجور التي ستدفع للموظفين؛

بداية من دفاتر حضور و انصراف العاملين،

إلى سجلات تنظيم ورديات التشغيل، أو حصة و واجبات كل فرد من العمل

و ما يصاحب ذلك من معايير تنظيم العمل  مع الارتباط بجودة الإنتاج ....إلخ.

7- سجلات الجرد: 

يسجل بها الموجودات و المخزونات التي يمتلكها كيان العمل،

قد تكون مستديمة مثل معدات التصنيع العملاقة،

أو هالكة مثل أوراق الطباعة،

 أو مابين ذلك من تصنيف.

نظام القيد في الدفاتر: 

هناك بعض الطرق الشائعة لمسك الدفاتر

مثل نظام القيد الفردي لإدخال البيانات  Single-entry bookkeeping system

ونظام القيد المزدوج لإدخال البيانات Double-entry bookkeeping system،

 و ينظر إلى هذه الأنظمة لمسك الدفاتر على أنها الأنظمة الرسمية،

ومع ذلك، فإن أي عملية تنطوي على تسجيل المعاملات المالية

 هي عملية لمسك الدفاتر.

دفتر اليومية Journal: 

 المرحلة الأولى من مسك الدفاتر؛

 فهو السجل أو الملف الحاسوبي الذي يتم إدخال المعاملات النقدية عليه

بتسلسل زمني لأول مرة

 ليتم معالجتها

 تمهيداً  لنقل هذه المعاملات إلى دفتر الأستاذ

 في المرحلة الثانية من عملية مسك الدفاتر Bookkeeping.

دفتر تسجيل المحاسبات (الأستاذ Ledger): 

المرحلة الثانية من مسك الدفاتر؛ فهو عبارة عن ملخص دائم لجميع المبالغ

التي تم إدخالها مسبقا في دفاتر اليومية  Journals لتدوين المعاملات الفردية حسب التاريخ،

 فكل معاملة يتم تصنيفها مجددا في دفتر أو أكثر من الدفاتر،

 و هو السجل الرئيسي

 أو الملف الحاسوبي لتسجيل وتجميع المعاملات النقدية  من الحساب لفترة مالية محددة؛

حيث يتم حصر الحركات الدائنة Debits و الحركات المدينة  Credits  في أعمدة منفصلة

 تحدد بداية ونهاية الرصيد لكل حساب،

 و لكل خصم  Debit مسجل في دفتر الأستاذ، يجب يقابله الإضافة (الائتمان) Credit

 بحيث تساوي الأرصدة المدينة المبالغ الدائنة في المجموع الكلي؛

 فمصروفات الشراء يقابلها المواد التي تم شراؤها.

 أنواع دفاتر الأستاذ Ledger:  

يتم إنشاء البيانات المالية Financial statements للشركة

 من مجمل مجاميع دفاتر المحاسبات الأستاذ

و التي تشمل:

•    دفتر الأستاذ للمبيعات Sales ledger: 

يسجل فيه حسابات القبض

 و يتكون من المعاملات المالية التي يقدمها العملاء للشركة.

•    دفتر الأستاذ للشراء Purchase ledger : 

يسجل فيه الأموال التي تنفق للشراء من قبل الشركة.

•    دفتر الأستاذ العام General ledger: 

 يمثل خمسة أنواع من الحسابات الرئيسية؛ 

الأصول  Assets

والالتزامات Liabilities

والدخل Income

والمصروفات Expenses،

والإنصاف Equity.

ميزان المراجعة Trial balance: 

قائمة تنظيمية لجميع حسابات دفتر الأستاذ العام  (الإيرادات و رأس المال)  الواردة في دفتر الأستاذ.


أساليب القيد في الدفاتر:

أ‌-  نظام القيد الفردي لمسك الدفاتر Single-entry bookkeeping system؛ 

يستخدم دفتر واحد يسمى:

 "دفتر اليومية  Journal"  لتسجيل الإيرادات و النفقات،

حيث يتم تسجيل المعاملات مثل السحب و الإيداع، الصادر أو الوارد  في هذا الدفتر فقط،

 و هذا النوع من  القيد المحاسبي مناسب للشركات الصغيرة  ذات البيانات المالية البسيطة،

 و الدخل الخاضع للضريبة هو مجرد الفرق بين المصروفات النقدية والمتحصلات النقدية

خلال الفترة الزمنية ذات الصلة.

ب‌- نظام القيد المزدوج لمسك الدفاتر Double-entry bookkeeping system؛  

يتم إدخال المعاملات (الدائن والمدين)،  كل معاملة حسب التصنيف الملائم لها،

مرتين؛

 المرة الأولى

من خلال دفتر اليومية Journal،

ثم إعادة تنظيم البيانات و تبويبها

في دفتر الأستاذ Ledger،  حسب التصنيفات الملائمة.

أهمية مسك الدفاتر:

 أعمال تسجيل البيانات

 تشكل الأساس الذي ترتكز عليه جميع أعمال المحاسبة التالية

مثل:

1-    إعداد البيانات المالية Financial statements ؛

2-    المراجعة والتدقيق المالي Financial Audit؛

3-     التحليل المالي Financial Analysis؛

4-    البيانات الضريبية Tax data؛


الموظف المختص بمسك الدفاتر Bookkeeper:

 قد يكون هذا الموظف محاسب متخصص

 أو موظف آخر لديه القدرة على تسجيل و تنظيم البيانات

 حسب ظروف العمل و نوع السجلات،

و ماسك دفاتر أو  " كاتب المحاسبة Accounting clerk" 

و المعروف أيضا باسم:

 " فني المحاسبة  Accounting technician"

هو الشخص الذي يسجل المعاملات المالية للمؤسسة يوميا؛

فهو عادة ما يكون مسئولا عن كتابة

 "دفاتر يومية Daybooks- Journal "

 و تتألف من دفاتر يومية  للمشتريات، والمبيعات، والإيصالات، والمدفوعات  و غيرها.


مهام العمل في مسك الدفاتر:  

ماسك الدفاتر مسئول عن:

- ضمان تسجيل جميع المعاملات في اليوم الصحيح، في السجل الصحيح؛ 

فهناك

دفتر الأستاذ لحسابات الموردين Suppliers Ledger ،

 دفتر الأستاذ لحسابات العملاء Customer Ledger

ودفتر الأستاذ العام General Ledger.

- كاتب المحاسبة

 ينظم السجلات حتى مرحلة

 ميزان المراجعة Trial balance،

و يعتمد على هذا العمل المحاسبون الآخرون  

لإعداد

بيان الدخل Income statement

والميزانية العمومية Balance sheet

باستخدام ميزان المراجعة والدفاتر التي أعدها كاتب المحاسبة.

http://www.abahe.co.uk/bookkeeping-terminology.html