السبت، 13 يوليو، 2013

المخازن وكيفية ادارتها

المخازن وكيفية ادارتها

المخـــزون Inventory

المخزون عموماً هو كل ما تمتلكه الشركة بشكل قانوني من بضائع

سواء كانت هذه البضائع موجودة في مخازن الشركة

أو موجودة لدى تجار آخرين على سبيل التصريف (بضاعة أمانة أو برسم البيع)

أو بضائع مشتراه( بضاعة بالطريق) لم تصل بعد

وتجدر الإشارة إلى أنه لا يدخل ضمن المخزون البضائع التي لم تعد مملوكة قانوناً للشركة

كالبضاعة المباعة والتي لم ترسل للمشتري بعد ولا زالت بمخازن الشركة.
 
تصنيف المخزون :

صنف النظام المحاسبي الموحد المخزون حسب انواع المواد المخزونة

وكالاتي { النظام المحاسبي الموحد ,1985 :66 -69 }
 
1- مخزن الخامات والمواد الاولية .
2 – مخزن الوقود والزيوت .
3 – مخزن الادوات الاحتياطية .
4 – مخزن مواد التعبئة والتغليف .
5 – مخزن المتنوعات .
6 – مخزن الانتاج التام وغير التام والاعمال تحت التنفيذ .
7 – مخزن البضائع بغرض البيع .
8 – مخزن المواد الاخرى .

تكلفة المخزون:

يجب أن تشمل تكلفة المخزون كل تكاليف الشراء، تكاليف التحويل،

والتكاليف الأخرى التي ترتبت على جلب المخزون إلى مكانه و ظروفه الحاليين.

تكاليف الشراء:

تشمل تكاليف الشراء ثمن الشراء، والرسوم الكمركية والضرائب الأخرى

 (ما عدا الضرائب القابلة للاسترداد فيما بعد من الجهات الضريبية )

ومصاريف النقل والتحميل، وأية مصاريف أخرى مباشرة لها علاقة بحيازة المخزون التام

والمواد والخدمات بعد طرح الخصم التجاري، والتنزيلات والبنود المشابهة الأخرى.

تكاليف التحويل:

تشمل تكاليف تحويل المخزون التكاليف المباشرة المتعلقة بوحدات الإنتاج مثل الأجور المباشرة.

 كما تشمل التحميل المنظم للتكاليف غير المباشرة الصناعية الثابتة والمتغيرة

التي نتجت عن تحويل المواد إلى بضاعة تامة.

التكاليف الأخرى:

تدخل التكاليف الأخرى في تكلفة المخزون فقط عند تكبدها من أجل جعل المخزون في مكانها وظروفها الحالية.

 مثلا، يمكن إضافة تكاليف غير إنتاجية أو تكاليف تصميم المنتجات لعملاء محددين ضمن تكاليف المخزون.

الجرد :
 
إن الجرد يعني التأكد من وجود الاصل بصورة ملموسة

ويتم ذلك بإجراء العد أو القياس أو الوزن أو معاينة الاصل

ثم كخطوة مكملة مقارنة ما أسفر عنه هذا الاجراء بما هو مثبت في السجلات والدفاتر .

إن الجرد يثبت فقط وجود الاصل ولكنه لا يثبت ملكيته أو صحة قيمته الدفترية

حيث أن التحقق من ملكية الاصل وصحة قيمته الدفترية

يتطلب إستخدام مصادر إضافية للأدلة والبراهين مثل المستندات والسجلات والدفاتر .


إجراءات الجرد : وهذه الإجراءات تشمل التالي :



1 – الاجراءات التمهيدية :

 وتشتمل على تعيين لجان الجرد والمطابقة من غير المعنيين بالمخازن او الحسابات المخزنية او الاستلام او الشحن وترصيد البطاقات المخزنية والسجلات واجراء عملية القطع وإيقاف التجهيز والاستلام في المخازن . 

2 – عمليات الحصر والعد والقياس :

وتشمل على عمليات العد الفعلي او القياس او الوزن... وقد ترافقها اجراءات للفحص... وينظم بهذه المرحلة قوائم الجرد التي تشتمل على الارقام الرمزية للمواد ومواصفاتها وكمياتها الفعلية والحالة التي عليها والرصيد في البطاقة المخزنية والرصيد في استاذ المخازن .
 
3 – المطابقة : 

وتشمل على المطابقة بين نتائج الجرد الفعلي وارصدة البطاقات المخزنية وارصدة حسابات استاذ المخزون .
 
4 – التقييم والتسعير :

 حيث توضح اسعار المواد في قوائم الجرد باتباع احدى طرق التسعير المخزني

ثم تقارن هذه الاسعار مع القيم التحصيلية الصافية السائدة في السوق بتاريخ الجرد

لتثبيت قيمة المخزون وفقا ً لقاعدة ( الكلفة او السوق ايهما اقل )

وتكون المقارنة

اما انفراديا ً لكل وحدة من المواد

او لكل صنف

او مجموعة المواد

او مقارنة اجمالية لمجموع البضائع...

وتستثنى من قاعدة الكلفة او السوق ايهما اقل

البضائع القياسية كالمعادن النفيسة والبضائع التالفة والمنتجات الزراعية.
 
المحاسبة عن المخزون :

يعتبر النظام المخزني نقطة ارتكاز هامة في هيكل النظام المحاسبي في منشأت الاعمال

 و هو الفيصل بين محاسبة العمليات و الموجودات

 و عنده تتقاطع نظم المحاسبة عن تداول المواد (المشتريات ، الانتاج ،المبيعات)

 و يعمل كحلقة وصل اذ انه يتحرك في ابعاد ثلاثة تجعله اكثر اهمية هي :

1-البعد المالي :

فهو يمتص الاموال و يجعلها عرضة للتقادم و السرقة و الاختلاس و التلف

كما ان الرقابة عليه مكلفة

 اضافة لانه محفوف بمخاطر انخفاض الاسعار

ولكنه في نفس الوقت ضروري جدا لسير الانتاج و النشاط بصفة عامة .

2-البعد المحاسبي :

المخزون يمثل جزء مهم في رأس المال العامل و بالتالي يؤثر على الميزانية كشف الدخل
 
3-البعد الرقابي :

يعتبر المخزون مكافئآ للنقد من حيث احتمالات تعرضه للمخاطر لذا فهو يحتاج لإجراءات رقابه داخلية محكمة

حيث ان نقص الكفاءة الرقابيه تعني تعرض المخزون لمخاطر التلف و الاختلاس و الاستغلال السيئ 


أنظمة المحاسبة على المخزون Inventory Systems

ويقصد بالانظمة النظام أو الآلية التي تستخدمها الشركة للمحاسبة على المخزون والرقابة عليه

ويوجد نوعين من النظم:-

أولاً:. نظام الجرد الدوري Periodic Inventory System

ويقوم هذا النظام على إجراء جرد (عدّ وحصر) للمخزون من البضائع الموجودة لدى الشركة فعليا

في نهاية الفترة المالية للوصول إلى قيمة هذا المخزون.
 
وتستخدم الشركات التي تتعامل بعدد كبير من البضائع ذات القيمة المنخفضة هذا النظام

كونه يوفر الوقت والجهد وأقل تكلفة من نظام الجرد المستمر.

ووفق هذا النظام وللوصول إلى كلفة البضاعة يتم جرد فعلي للمخزون،

إذ يتم تسعير المخزون بأحد طرق التسعير المعروفة،

 ولا يمكن معرفة قيمة المخزون في أي يوم من أيام السنة من خلال الدفاتر

ويتم قيمته عن طريق الجرد الفعلي.
 
إن المحاسبة على البضاعة على وفق نظام الجرد الدوري

 يتطلب إستخدام مجموعة من الحسابات في كل مرة يتم فيها شراء أو بيع أو إرجاع البضاعة

 وهذه الحسابات هي:

 المشتريات ومردودات المشتريات ومسموحاتها والخصم النقدي على المشتريات والمبيعات

ومردودات المبيعات ومسموحاتها

والخصم النقدي على المبيعات ومصاريف الشراء على البضاعة. 

ثانياً:. نظام الجرد المستمر Perpetual Inventory System

كان هذا النظام مقتصراً إستخدامه في الشركات التي تتعامل مع بضائع غالية وقليلة العدد والنوع

 لأن إستخدام النظام يحتاج إلى موظفين ووقت

مما يؤدي إلى إرتفاع الكلفة وعدم مراعاة موضوع الكلفة / المنفعة

ولكن بعد إستخدام الكمبيوتر بالمحاسبة

فإن أغلب الشركات استخدمت هذا النظام لأنه يعطي بيانات فورية اضافية. 

وبموجب هذا النظام يتم استخدام حساب واحد فقط هو حساب البضاعة

إذ يكون مدين عند شراء البضاعة ودائن عند ردها .

 أما عند البيع فيتطلب إثبات قيدين

الأول لإثبات المبيعات بسعر البيع الفعلي

والثاني لإثبات كلفة البضاعة المباعة بسعر شراءها (كلفتها) .

والجدول الاتي يوضح 

تسجيل القيود اليومية في الدفاتر 

حسب نظامي الجرد الدوري والجرد المستمر :

العمليــــة   الجـــرد الدوري      الجـــرد المستمر

شراء بضاعة على الحساب ×× المشتريات

×× الدائنون ×× المخزون السلعي

×× الدائنون

مردودات ومسموحات وخصم المشتريات ×× الدائنون

×× مردودات ومسموحات

وخصم المشتريات ×× الدائنون

×× المخزون السلعي

دفع مصاريف نقل المشتريات نقدا

(على المشتري)

×× مصروف نقل للداخل

×× صندوق ×× المخزون السلعي

×× صندوق

تسديد ضمن مهلة الخصم ×× الدائنون

×× صندوق

×× الخصم النقدي على المشتريات

×× الدائنون

×× المخزون السلعي

×× الصندوق

بيع بضاعة على الحساب ×× المدينون

×× المبيعات ×× المدينون

×× المبيعات بسعر البيع

ــــ

×× تكلفة البضاعة المباعة

×× المخزون السلعي بالتكلفة

مردودات ومسموحات المبيعات ×× مردودات ومسموحات المبيعات

×× المدينــون ×× مردودات ومسموحات المبيعات

×× المدينــون

ـــــ

×× المخزون السلعي

×× تكلفة البضاعة المباعة

تسديد البائع مصاريف نقل المبيعات نقدا ×× مصاريف نقل للخارج

×× صندوق ×× مصاريف نقل للخارج

×× صندوق

تسديد ضمن مهلة الخصم ×× صندوق

×× الخصم النقدي على المبيعات

×× المدينــون ×× صندوق

×× الخصم النقدي على المبيعات

×× المدينــون


تسعير الصادر المخزني :

1-طريقة التمييز المحدد للوحدات : Specific Identification:

تتطلب هذه الطريقة تمييز كل وحدة مباعة وكل وحدة باقية بالمخزون

بحيث تدرج تكاليف الوحدات التي يتم بيعها ضمن تكاليف البضاعة المباعة

في حين تدرج تكاليف الوحدات غير المباعة ضمن تكلفة المخزون

ولا تستخدم هذه الطريقة

إلا في الحالات التي يمكن عملياً إجراء فصل مادي بين عمليات الشراء المختلفة التي تمت بالشركة

2-طريقة ما يرد أولاً يصرف أولاً : First - in – first out ( Fifo) :

تفترض هذه الطريقة ان السلع تستخدم بنفس ترتيب شرائها

أي ان السلع المشتراة أولاً

هي السلع التي تستخدم أولاً ( في " المنشآت " الصناعية )

أو تباع أولاً ( في " المنشآت " التجارية )

وعلى ذلك فإن المخزون المتبقي يجب ان يمثل أحدث المشتريات .
 
وبعبارة أخرى فإن الخاصية المميزة لطريقة الوارد أولاً يصرف اولاً

تتمثل في أن تكاليف الشراء الأقدم يتم تحويلها الى تكلفة البضاعة المباعة

بينما تظل التكاليف الاحدث باقية في المخزون . 

3-طريقة التكلفة المتوسطة الموزونة ( المرجح ) : Weighted Average

طبقاً لهذه الطريقة يتم تحديد متوسط تكلفة الوحدة بعد كل عملية إستلام

من خلال الربط بين كمية وقيمة المخزون الذي في حوزة الشركة .

ويتحدد هذا المتوسط مع كل إضافة جديدة الى المخزن بقسمة إجمالي قيمة المخزون على كمية جديدة

فيتم حساب متوسط سعر جديد ولضمان الدقة يجب أن يحتوي سعر الوحدة على عدد كاف من الكسور العشرية 

تقييم مخزون آخر المدة

تتمثل أهم الاصول المتداولة في الميزانية في معظم الوحدات الاقتصادية بالنقدية , المدينون والمخزون .

 ومن بين هذه الاصول غالباً ما يعد المخزون الاصل الأكبر

 زيادة ً على كونه الاصل المتداول الوحيد الذي يوجد له عدة طرق تقويم بديلة مقبولة

وتقوم معظم " الشركات " بتقويم المخزون في قوائمها المالية على وفق الكلفة أو السوق أيهما أقل .

وفي ظل الاقتصاد التضخمي الذي نعيش فيه عادة ما تتمثل القيمة الاقل في الكلفة

 خصوصاً في " الشركات " التي تستخدم طريقة ما يرد أولاً يصرف اولاً .
 
القاعدة العامة في التكلفة او السوق أيهما أقل

هي أن المخزون يقوم على أساس التكلفة او السوق ايهما أقل

بحيث يتحدد سعر السوق بمقدار لايزيد عن صافي القيمة القابلة للتحقق مطروحاً منها هامش الربح العادي .
 
إن طريقة التكلفة أو السوق تمثل مدخلا ً متحفظا ً في تقويم المخزون

بمعنى أنه عندما تثار الشكوك حول قيمة أصل معين

يفضل التقويم الأقل (under value) بدلاً من التقويم الاعلى (over value) . 

أهمية الرقابة الداخلية على المخزون :

تتجلى أهمية الرقابة على المخزون من خلال الآتي :

أ – يمكن بواسطة المراقبة السليمة تفادي إستثمار كميات كبيرة من رأس المال العامل في المخزون السلعي

 وخاصة في الاصناف بطيئة الحركة . 

ب – المراقبة على الاصناف والانواع من المواد المخزونة والواجب تخزينها .
 
ج – يحتاج المخزون الى إجراءات رقابية داخلية محكمة ودقيقة

وذلك لأن المخزون يعتبر مكافيء للنقد من حيث إحتمالات تعرضه للمخاطر .
 
د – كما تنبع أهمية المراقبة على المخزون من الحاجة الى تخفيض حجم المخزون الى مستواه الادنى

وفي نفس الوقت مواجهة متطلبات جهات الاستخدام وإمدادها باحتياجاتها

دون التعرض لمشاكل نفاذ المخزون أو التلف أو التقادم .
 
ه – منع إمكانية التلاعب في كمية مخزون آخر المدة بالزيادة

من اجل تخفيض تكلفة البضاعة المباعة ومن ثم خلق زيادة وهمية في أرباح الشركة

أو اختلاس المخزون ومحاولة التغطية عن السرقة . 

سمات نظام المراقبة الداخلية السليم على المخزون :

هنالك مجموعة من الخصائص والسمات الواجب توافرها في نظام المراقبة الداخلية على المخزون 

والتي من اهمها الآتي : 

أ – الفصل بين المسؤوليات :

حيث أنه يؤدي الى تفادي الغش أو حدوث أخطاء غير متعمدة في البيانات المحاسبية

بإفتراض عدم التواطؤ بين الموظفين في تنفيذ التلاعب أو إخفاء أي أخطاء غير متعمدة ...

وتتم المصادقة من خلال الفصل بين الاحتفاظ بالاصل أو حيازته والاثبات في السجلات .
 
ب – كفاءة الموظفين :

 يكون نظام المراقبة الداخلية جيداً وفعالاً بفضل الموظفين المؤهلين والامناء .

وحتى لو لم يتضمن النظام تحديداً مفصلاً لمواصفات سلطات ومسؤوليات الوظائف ,

حيث أن إتباع الوحدات الاقتصادية سياسة سليمة في تعيين موظفين جدد أو ترقية موظفيها الحاليين

يجب ان تأخذ بنظر الاعتبار متطلبات الوظيفة من مؤهلات . 

ج – وضوح خطوط السلطة والمسؤولية :

 حتى يمكن تحقيق مراقبة فعالة على كل الوظائف المختلفة التي يقوم بأدائها عدد كبير من العاملين

يجب أن يساءل كل شاغل وظيفة عن مجموعة محددة من الاصول أو الخصوم أو العمليات .

ويمكن تحقيق هذه المسائلة عن طريق تخصيص مسؤوليات محددة لأفراد معينين . 

د – سلامة السجلات وحمايتها وإجراءات المصادقة على العمليات :

 يفضل تنظيم المعلومات عن الانجازات المحققة والتي تستخدم لمحاسبة المسؤولين في الوحدة الاقتصادية

طبقاً لخطوط السلطة والمسؤولية ( محاسبة المسؤولية )

فإن نجاح وقوة نظام الاثبات بالسجلات المحاسبية واعداد التقارير المالية يعتمد عليها,

وتعتبر إجراءات المصادقة وإعتماد العمليات

ذات أهمية في تقسيم مسؤولية تنفيذ خطوات عملية ما على عدد من الافراد

كما تساهم هذه الاجراءات في التقريب بين الحكم الشخصي لهؤلاء الافراد متخذي القرارات .

 وبجانب اعداد وإستخدام السجلات والدفاتر السليمة

يجب توفر  الامكانية اللازمة لحماية ووقاية كل من الاصول والسجلات من التلف أو الضياع . 

ه – متابعة الألتزام بنظام المراقبة الداخلية :

 لن تحقق الخصائص السابقة أي منافع

إذا لم يلتزم العاملين في الوحدة الاقتصادية بإتباع تعليمات ومبادئ نظام المراقبة الداخلية ,

ولذلك تحرص هذه الوحدات على وضع وتنفيذ إجراءات

يمكن من خلالها التحقق من مدى التزام موظفيها بتعليمات ومواصفات نظام المراقبة الداخلية

حيث يمكن التحقق من الالتزام بتطبيق النظام

من خلال قيام الافراد غير المسؤولين عن الاثبات في السجلات أو حيازة الاصول

 بمقارنة سجلات المحاسبة عن الاصول مع الاصول الموجودة فعلاً وعلى فترات مختلفة

 وإجراء اللازم حين إكتشاف أي إختلافات بين الارصدة ...الخ .

ويوضح ( توماس وهنكي ) طبيعة الاجراءات لنظام المراقبة الداخلية على المخزون 

عن طريق إختبار هذا النظام

بأستخدام المعادلات الآتية : 

( أ ) رصيد المخزون اول المدة + تكلفة المشتريات ( أو الأنتاج التام خلال الفترة ) – رصيد المخزون آخر الفترة = تكلفة المبيعات .
 
( ب ) رصيد مخزون الانتاج تحت التشغيل أول الفترة + تكاليف الفترة من مواد أولية وأجور ومصروفات صناعية غير مباشرة – رصيد مخزون الانتاج تحت التشغيل آخر الفترة = تكلفة الانتاج التام خلال الفترة .
 
( ج ) رصيد مخزون المواد الاولية اول الفترة + تكلفة مشتريات المواد الاولية خلال الفترة – رصيد مخزون المواد الاولية آخر الفترة = تكلفة المواد الاولية المستخدمة خلال الفترة .
 
وعليه فإن تكلفة المبيعات خلال الفترة تتأثر بأرصدة المخزون على إختلاف أنواعه

وبناءً عليه يجب التحقق من كافة أرصدة المخزون حتى يمكن التحقق من معقولية تكلفة المبيعات .

الإفصاح عن المخزون

. يجب أن تفصح البيانات المالية عن:

1. السياسات المحاسبية المطبقة لقياس المخزون بما في ذلك صيغة التكلفة المستخدمة.

2. إجمالي القيمة المدرجة للمخزون، والقيمة المدرجة طبقا للتصنيف المناسب للمنشأة.

3. قيمة المخزون المدرجة بصافي القيمة التحصيلية.

4. قيمة أي استرداد للتخفيض والذي أعتبر آدخل للفترة حسب الفقرة

5. الظروف والأحداث التي أدت إلى استرداد التخفيض من قيمة المخزون حسب الفقرة

6. قيمة المخزون المرهون كضمان للمطلوبات

اهداف تدقيق المخزون:

يعتبر المخزون من اهم واخطر بنود الاصول المتداولة

لما له من تأثير قوي على موثوقية البيانات المالية

فضلا عن كونه عرضة للغش او الخطأ

الأمر الذي يدعو الى دقة نظام الرقابة الداخلي له

 ولذلك فأن اهداف تدقيق المخزون تتمثل بالتأكد من التالي :- 

1. ان المخزون المسجل في البطاقات موجود فعلا (الوجود).

2. تم جرد المخزون الموجود فعلا وتسجيل قيمته في البطاقات وتم اجراء محاسبة على البطاقات

 للتأكد من عدم وجود بطاقات مفقودة ( الاكتمال ) .

3. تم جرد المخزون على نحو دقيق ( الدقة ).

4. تم تصنيف المخزون على نحو ملائم في البطاقات (التبويب) .

5. تم الحصول على المعلومات للتأكد من ان المبيعات والمشتريات التي تم تخزينها

قد تم تخزينها في فترة مناسبة ( الفاصل الزمني ).

6. تم استبعاد عناصر المخزون المتقادم الذي لايتم استخدامه او الاشارة الى ذلك ( القيمة القابلة للتحقق).

7. للعميل حق على المخزون المسجل في البطاقات (الحقوق).

8. تم عرض المخزون والحسابات المرتبطة بدورة المخزون والافصاح عنها بشكل مناسب (العرض والافصاح ).

الاختبارات التفصيلية :

وكذلك فإن ما يقوم به المدقق لإختبار نظام المراقبة الداخلية على المخزون من خطوات 

يمكن ذكرها كما في أدناه : 

1 – التحقق من الوجود الفعلي وذلك من خلال : 

أ – مراقبة الجرد الفعلي للمخزون .
ب – فحص تعليمات عملية الجرد الفعلي .
ج – الحصول على مصادقات بأرصدة المخزون لدى الغير .

2 – التحقق من الملكية وذلك من خلال : 

أ – فحص المستندات . 
ب – الاستفسار عن بضاعة الامانة لدى الغير .
ج – الاستفسار عن أي رهونات على المخزون بضمان القروض .

3 – إستقلال الفترة المالية وذلك من خلال : 

أ – فحص المستندات لمشتريات المخزون التي حدثت قريباً من نهاية الفترة تحت المراجعة والتدقيق .
ب – فحص مستندات المبيعات التي حدثت بالقرب من نهاية الفترة تحت المراجعة والتدقيق 

4 – التحقق من صحة التقييم وذلك من خلال :

أ – الاستفسار عن طريقة التقييم المتبعة.
ب – فحص قيمة الوحدة للتأكد من مطابقتها للمبادئ المحاسبية .
ج – فحص سعر السوق لعناصر المخزون .
د – فحص سجلات محاسبة التكاليف .
ه – حساب هامش الربح ومقارنته مع الفترات السابقة .
و – فحص المخزون التالف .
ز – حساب معدل دوران المخزون ومقارنته مع الفترات السابقة .
ح – فحص المخزون بطيء الحركة .
ط – الحصول على خطاب إقرار الادارة . 

5 – التحقق من سلامة العرض بالقوائم المالية ويشمل ذلك :
 
أ – فحص تبويب عناصر المخزون .
ب – فحص الافصاح عن المخزون .
ج – عمل الفحص التحليلي للمخزون .

6 – التحقق من السجلات المحاسبية وذلك من خلال : 

أ – تتبع أرصدة القوائم المالية الى الاستاذ العام .
ب – مطابقة أرصدة الاستاذ الفرعي مع حسابات الاستاذ العام .
ج – تتبع عناصر بطاقات المخزون الى كشف ملخص المخزون .
د – إعادة حساب قيم عناصر المخزون .
ه – فحص كشف ملخص المخزون لأكتشاف الاخطاء الجوهرية .

الاجراءات التحليلة :

1-مقارنة نسبة اجمالي الهامش مع ما يقابلة بالسنوات السابقة
2-مقارنة دوران المخزون بما يقابلها بالسنوات السابقة
3-مقارنة تكاليف الوحدة بالمخزون مع ما يقابلها بالسنوات السابقة
4-مقارنة عمليات الضرب للتوصل الى قيمة المخزون مع ما يقابله بالسنوات السابقة
5-مقارنة التكاليف الصناعية للسنة الحالية مع ما يقابلها بالسنوات السابقة 

إجراءات تقييم نظام الرقابة الداخلية

لتقييم نظام الرقابة الداخلية يجب التأكد من الاتي :

1. هل يوجد قسم خاص للحسابات المخزنية ؟
2. هل أن كل مخزن بعهدة أمين مخزن مسؤول ؟
3. هل أن أمناء المخازن من ذوي الاختصاص بالأعمال المخزنية ؟
4. هل يتم مسك بطاقات مخزنية من قبل أمين المخزن ؟
5. هل يتم الاستلام بواسطة لجنة خاصة بالاستلام والفحص ؟
6. هل يتم تنظيم مستند استلام أو صرف مخزني لكل عملية وعند وقوع العملية مباشرة ؟

7. هل أن الصرف من المخازن لا يتم ألا بعد :-
- تقديم طلب من القسم المختص .
- تصديق مدير المخازن أو الشخص المسؤول .
 
8. هل يوجد قسم خاص للحسابات المخزنية ؟
9. هل يتم أجراء المطابقة الدورية بين بطاقات الصنف في المخازن وبطاقات قسم الحسابات المخزنية ؟
10. هل تشمل سجلات الحسابات المخزنية كافة مخازن المنشأة ؟ 

11. هل تقوم إدارة المخازن بأعداد تقارير عن :-
- المواد الراكدة .
- المواد التالفة والمتضررة .
- المواد التي تصل الى حد الطلب . 

12. هل يوجد نظام لشطب المواد التالفة ؟
13. هل يتم جرد كافة المواد المخزنية ؟
14. هل أن المشاركين في الجرد ليس لهم علاقة بالحيازة المخزنية والسجلات المخزنية ؟
15. هل توجد تعليمات واضحة لعملية الجرد ؟
16. هل أن كافة المواد المخزنية مسعرة ؟
17. هل يتم فصل المواد المستعملة والقديمة وعدم خزنها مع المواد الجديدة ؟
18. هل يتم تدقيق قوائم الجرد من قبل التدقيق الداخلي ؟
19. هل يتم أجراء المطابقة بين نتائج الجرد والسجلات المخزنية والمالية ؟
20. هل توجد وسائل حماية كافية للمخازن ؟
21. هل أن المواد مرتبة بشكل يسهل عملية عدها وجردها ؟
22. هل يتم توزيع نسخ مستند الصادر المخزني على الأقسام ذات العلاقة ؟
 
إجراءات وبرامج تدقيق المخزون

1 - التحقق من أن مستويات الخزين يتم إعادة النظر بها بصورة منتظمة
2- فحص الإجراءات المتبعة للأخبار عن البضاعة المتضررة والبطيئة للحركة والعديمة الفائدة
3- التحقق من أن تصريف مثل هذه البضائع يتم وفق الصلاحيات وبصورة صحيحة .
4- التأكد من انتظام الترحيل إلى السجلات المخزنية وان ذلك يتم بدون تأخير .
5- التأكد من فحص بطاقات المواد في المخزن وأستاذ المخازن الفرعي وحسابات السيطرة .
6- التأكد من أن القيود الاعتيادية في التسجيلات المخزنية المستمرة تتم بصورة صحيحة .
7- عندما يتم تسجيل القيمة بالإضافة الى الكمية في سجل أستاذ المواد المخزنية
يجب التأكد من إجراء المطابقة الدورية مع حساب السيطرة للمواد المخزنية .
8- اختبار التسويات والقيود لتعديل الفرو قات التي تظهرها المطابقات .
9- اختبار صحة جمع السجلات المخزنية .
10-اختبار صحة وكفاية إجراءات الجرد .
11-التحقق من إن كافة المواد المخزنية يجري عدها بصورة منتظمة .
12-اختبار الإجراءات لمطابقة الموجود المخزني الفعلي مع السجلات المخزنية
وذلك مطابقة بطاقات المخزن مع قوائم الجرد مع أستاذ المخازن .
13-التحقق من أن التعديلات على السجلات المخزنية والناتجة عن المطابقات قد أجريت وفقاً للصلاحيات .
14-التحقق من أن مطابقة الموجود المخزني المودع لدى جهات خارجية
يتم بصورة منتظمة والحصول على شهادة من تلك الجهات عندما لا تتم المطابقة .
15-التحقق من مطابقة الموجود المخزني المحتفظ به والعائد لجهات أخرى بصورة منتظمة .
16-التحقق من إجراء مطابقات دورية وصحيحة بين حسابات الكلفة والحسابات المالية .
17-التحقق من صحة تقييم المواد عند تحميلها إلى حسابات الكلفة ،
والتحقق من عدم تحميل أرباح عند التحويل بين الأقسام أو المراحل .
18-اختبار الإجراءات المتبعة لتعديل تقييم مفردات الموجود المخزني
19-اختبار أسس احتساب التخصيصات أو تخفيض أقيام المواد المخزنية ،
والتحري عن أية أصناف من الموجود المخزني يتم تسعيرها بصورة مستمرة بأقل من سعر الكلفة .
20-التأكد من وجود تنسيق بين المخازن ومديرية المشتريات بخصوص استلام الطلبيات الخاصة
وتسليمها إلى الجهات ذات العلاقة دون تأخير وتعزيز عمليتي الاستلام والتسليم بمستندات أصولية .
21-دراسة ظاهرة تلف المواد واسبابها ومعالجتها .
22-دراسة صلاحية المخازن لخزن المواد والتأكد من الالتزام بشروط السلامة الأمنية الخاصة بالمخازن .
23-التأكد من أن جميع البضاعة الواردة قد تم تسعيرها ومقابلة ذلك مع الاعتمادات المغلقة .
24-مقارنة كميات وأسعار الموجودات المخزنية المدونة في قوائم الجرد مع مثيلتها في قوائم جرد العام الماضي .