الجمعة، 12 أغسطس 2011

تعريف الرقابة الداخلية


تعرف الرقابة الداخلية :
هي مجموعة الطرق والوسائل والاجراءات التي تتبناها ادارة المؤسسة اوالوحدة الاقتصادية لاغراض متعددة منها حماية اصول واموال الوحدة او المؤسسة وضمان تمسك المنتسبين بالسياسات والخطط الادارية المرسومة لتحقيق الاهداف الرئيسية والفرعية وعلى هذا الاساس لاتقتصر انظمة الرقابة الداخلية على الجوانب المحاسبية المالية بل تشمل ايضا النشاط الاداري والفني .


أهداف نظام الرقابة الداخلية :
- حماية الموجودات والحد من وقوع الغش والاخطاء وأ كتشافها ودقة السجلات المحاسبية واكتمالها.
- فاعلية وكفاءة العمليات المنفذة من قبل الاقسام والعاملين .
- التقيد بالقوانين والانظمة والتعليمات والسياسات التي تتبناها الادارة لتحقيق اهداف المؤسسة .
مفهوم الفساد :
كلمة الفساد تعني في اللغة الخراب والتلف وتعني سلوك او تصرف غير امين وغير قانوني .
مفهوم الفساد الاداري:
يعني سلوك سيء وغير منضبط في تطبيق القوانين والآنظمة والاجراءات الادارية والمالية والفنية المقررة لقاء منافع شخصية .
انواع الفساد:
ندرج ادناه بعض انواع الفساد:
- الغش
- الاختلاس
- خيانة الامانة المخزنية
- الرشوة
- المحسوبية والمنسوبية
- عدم استخدام الاجهزة والمعدات والاليات بشكل صحيح اواستخدامها لاغراض خاصة.
- عدم العدالة في تحديد مقدار الرواتب والترقيات.
- عدم متابعة استرداد الديون التي بذمة الغير.
- التوطؤ مع المقاولين والمرجعين .
- سوء في وضع التصاميم الهندسية .
- عدم وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
- عدم الاقتصاد في النفقات.
- عدم المصداقية في عمليات الشراء.
- عدم الالتزام بالدوام الرسمي .
- تقديم شهادات دراسية مزورة .
- عدم الالتزام بالتعليمات والقوانين النافذة.
- التجاوز على الصلاحيات .
- تأخير انجاز المعاملات و اخفائها .
- عدم استغلال اوقات الدوام الرسمي بشكل سليم .
- تسريب المعلومات.
وبعد هذه المقدمة البسيطة يمكن القول بأن للرقابة الداخلية دور كبير في الكشف عن الفساد قبل وبعد وقوعه من خلال تطبيق الاجراءات ادناه :
- اجراءت الضبط الداخلي .
- تقييم نظام الرقابة الداخلية .
- التأكد من وجود صلاحيات مالية وادارية للرئيس الاعلى .
- عدم التجاوز على الصلاحيات الممنوحة .
- تطبيق الانظمة والقوانين والتعليمات النافذة .
- وجود خطة تنظيمية وادارية تحدد الاطار العام لتوجيه وضبط نشاط الوحدة .
- عدم التجاوز  في الصرف ضمن الميزانية المحددة لللدائرة .
اما طرق اكتشاف الفساد قبل وقوعه وذلك باتباع الاجراءات ادناه :
اولا- الرواتب:- من خلال التدقيق قبل الصرف
-اكتشاف الاسماء الوهمية في قوائم الرواتب .
- منح المخصصات لغير مستحقيها ( الشهادة , المنصب , الخطورة )
- مخالفة المادة (16 ) من القانون رقم (22 ) لسنة 2008.
- تحديد مقدار راتب وعنوان وظيفي بما لا يتلائم مع التحصيل الدراسي وسنوات الخدمة .
- اكتشاف وجود اخطاء في مبالغ العلاوة والترفيع .
-عدم الالتزام بالفترة الاصغرية للترفيع .
- اجراء الفصل مابين مهام عن الصك الخاص بسحب الرواتب ( اي وجود لجنة تقوم بسحب الرواتب ) ولجنة تقوم بتوزيع الرواتب.
ثانيا : الايفادات:-
_ توفر الاعتماد المالي .
- وجود امر وزاري بالايفاد (موافقة الوزير المختص )
- تحديد المادة والبند الخاص بصرف استحقاق الموفد في امر الايفاداستنادا الى قانون الايفاد والسفر رقم 38 لسنة 1980 وتعديلاته
- وجود علاقة ما بين نوع الايفاد مع طبيعة عمل الموفد وبما يسهم في تطوير العمل .
- وجود اوامر انفكاك ومباشرة .
- ارفاق نسخ مصورة من جواز السفر ومختومه بالذهاب والاياب .
- وجود لجة للايفادات مع وجود سجل خاص باسماء الموفدين لتحقيق العدالة في الشمول بالايفادات.
- ارفاق الاوليات التي تعزز الصرف ( وصولات الفندق , الضريبة )
- تنظييم استمارة السفر والايفاد ومعززة بتواقيع المخولين .
- وجود اوامر لاغراض التمديد لمدة الايفاد لاعتمادها في حالة وجود ظرف طارىء.
ثالثا : المشتريات:-
- وجود امر اداري بتشكيل لجنة المشتريات.
- تحديد مبلغ السلفة .
- مرعاة اختيار العناصر النزيهة والكفؤةفي لجان المشتريات.
- التحقق من تغيير اللجنة كل ستة اشهر وحسب التعليمات.
- تقديم العروض للمشتريات التي تتجاوز ( 3 ) مليون دينار.
- وجود طلبات للشراء .
- وجود موافقات اصولية بالشراء.
- وجود لجنة اعتدال الاسعار .
- عدم التركيز في الشراء على محل واحد .
- وجود لجنة فحص .
- التأكد من تطبيق التعليمات الخاصة بالشراء من القطاع الاشتراكي (وزارة الصناعة ) بالنسبة للاثاث والاجهزة الكهربائية .
- التاكد من استخدام اسلوب المناقصات في الشراء لما زاد عن (50 )مليون دينار
- وجود النوع والمنشأ على المشتريات .
- التاكد من وجود الاسم الثلاثي ورقم الهاتف للمجهز للوصل .
رابعا: الموجودات الثابتة :-
- اجراء جرد سنوي ونصف سنوي ومطابقة نتائج الجرد مع السجلات وتحديد الفروقات والتحقق عن اسبابها ان وجدت.
- اجراء الصيانة الدورية للموجودات الثابتة .
- التحقق من اجراء ادخال مخزني لكل حالة شراء وتثبيتها في سجل الموجودات من حيث السعر – المنشأ – الحجم –القياس - اللون - الارقام بالنسبة للسيارات ) منعأ من اسأة التصرف .
خامسا : المقاولات:-
1 - شروط اعلان المناقصات :
على الرقابة الداخلية التأكد من تطبيق ما ورد في المادة (5 ) الاعلان عن المناقصات من تعليمات تنفيذ العقود رقم (1 ) لسنة 2008 وعلى سبيل المثال :
- اسم المناقصة ورقمها وعنوانها والتبويب المدرج في الموازنة .
- وصف موجز وواضح للمشروع .
- مكان بيع مستندات المناقصة وبيان موعد ومكان تقديم العطاءات .
- ثمن المستندات غير قابل للرد .
- مقدار التأمينات الاولية المطلوبة .
- تحديد مدة الاعلان .
- التأكد من عدد الصحف التي تم نشر الاعلان فيها .
- تحديد صنف ودرجة المقاول .
- الدائرة غير ملزمة بقبول أوطأ العطاءات .
- تحديد تاريخ انعقاد المؤتمر الخاص بالاجابة على الاستفسارات من المشاركين في المناقصة وقبل ( 7 ) ايام من تاريخ غلق المناقصة
- ارفاق الاعمال المماثلة .
- عدم اشتراك منتسبي الدولة والقطاع العام في المناقصة ولايجوز اشتراكهم بصورة مباشرة اوغير مباشرة .
2- فتح العطاءات :-
- التأكد من استلام العطاءات لغاية اليوم الاخير من الاعلان .
- وجود سجل مثبت فيه العطاءات المستلمة متضمنة اسماء الشركات ومقدم العطاء وتوقيعه ورقم الهاتف وتاريخ تقديم العطاء .
- اجراء مطابقة ما بين العطاءات المقدمة للجنة مع السجل .
- التأكد من ان جميع العطاءات بظروف مغلقة ومختومة .
- ان يتم اجراء عملية فتح العطاءات بعد عملية غلق التقديم مباشرة وبحضور جميع الاعضاء .
- تثبيت جميع الملاحظات في محضر اللجنة وعدم اغفال اي ملاحظة .
3- لجنة تحليل العطاءات:-
- تغيير اللجنة كل ستة اشهر .
- ان يتم اجراء التحليل بسرية تامة .
- ان يتم ابعاد الشركات الوارد اسمها في القائمة السوداء .
- ابعاد ا لشركات التي سبق التعامل معها ولديها تلكؤ في التنفيذ .
- عدم التشاور مع الشركات لتخفيض الاسعار .
- الترشيح لاختيار افضل الشركات من حيث السعر والجودة للمواد المستعملة في الانجاز والمثبتة في جداول الكميات .
4- توقيع العقد والاحالة :-
-التاكد من تطبيق المادة (8) اعداد صيغة العقد من تعليمات تنفيذ العقود رقم (1) لسنة 2008.وادناه بعض فقرات صيغة العقد
- الجهة المنفذة
- مبلغ العقد
-مدة التنفيذ
- شروط التسديد
- التامينات النظامية
- الرسوم (رسم الطابع , الهندسي )
- الضريبة
- الغرامات التاخيرية (تأخير التسليم , تأخير الشحن )
5- متابعة وتدقيق سلف الانجاز:-
- تدقيق اوليات ( سلف الذرعات ) ومطابقتها مع جداول الكميات المرافق بالعقد وملاحظة عدم وجود تجاوز من حيث الكميات والاسعار من خلال المقارنة مع جداول الكميات .
- تدقيق استقطاع نسبة 10% من كل ذرعة وبما لايتجاوز 5% من مبلغ العقد (تامينات الضمان الصيانة ) واستقطاع الرسوم الاخرى .
- التحقق من ان اوامر التغيير او الاعمال الاضافية لايلجأ اليها الا عند وجود الضرورة القصوى وان يحصر في اضيق نطاق ممكن وحسب ماورد في المادة (14) من تعليمات تنفيذ العقود رقم (1 ) لسنة 2008.
- التأكد من ان فترة التمديد اللانجاز الا بعد استحصال الموافقات الاصولية وقبل انتهاء فترة العقد .
سادسا- مستندات الصرف والقيد :-
وبامكان الرقابة الداخلية الاعتراض على المستندات في الحالات ادناه :-
- اخطاء محاسبية
- اخطاء في التبويب
- عدم توفر الاعتماد المالي
- عدم وجود الموافقات الاصولية
- عدم ارفاق الاوليات المعززة للصرف
- وجود تجاوز في الصلاحيات
- عدم تطبيق القوانين والتعليمات النافذة
واستنادا لما ورد اعلاه نلاحظ دور الرقابة الداخلية في الكشف عن الفساد والحفاظ على المال العام من الهد ر وسوء الاستخدام واساة التصرف .
المشاكل والمعوقات التي تواجه التدقيق والرقابة الداخلية
- عدم توفر الكوادر المؤهلة من ذوي الاختصاص .
- عدم وجود مخصصات رقابية / والمسؤولية .
- التدخلات الحزبية في دوائر الدولة .
- عدم ارتباط اقسام الرقابة بالرئيس الاعلى للدائرة .
- عدم اشراك الكوادر الرقابية في الدورات التدريبية التأهيلية داخل وخارج العراق .
- اغلب الوزارات تكون التشكيلات الرقابية فيها دوائر عامة وبعضها قسم وهذا يشكل عائق .
- ضعف دور الاعلام في تسليط الضوء على الفساد .
- كثرة الضوابط الصادرة من وزارة المالية على قانون صادر (قانون الايفاد والسفر).

التوصيات:-
- رفد اقسام الرقابة الداخلية بالكوادر المؤهلة .
- منح مخصصات رقابية .
- منع التدخلات الحزبية في دوائر الدولة .
- توجيه الاعلام لتسليط الضوء على الفساد واثاره .
- ربط اقسام الرقابة الداخلية بالرئيس الاعلى للدائرة .
- اشراك الكوادر الرقابية في الدورات التأهيلية .
- استحداث دائرة الرقابة الداخلية فطاء القسم الدعم والاستقلالية لي الوزارات كافة لاعطاء القسم الدعم والاستقلالية في اتخاذ القرارات الحازمة والسريعة التي تخص عملهم.
- اصدار تعديل للقانون بدلا من الضوابط .

http://igmoys.com/ArticlePrint.aspx?ID=3